Unit4 ERP

Öffentlicher Dienst
und Verwaltung

Doppik versus Kameralistik

Was passiert bei dem Wechsel von der zahlungsstromorientierten Steuerung zu einer Steuerung über das Ressourcenaufkommen zum Ressourcenverbrauch? Fallen dadurch wichtige Informationen weg? Wie wäre es, wenn es beide Sichten in einer kaufmännischen Buchführung gäbe? Wäre die Ressourcensicht dann sogar um eine aufgaben- bzw. leistungsbezogene Steuerung zu ergänzen?

In einem zukunftsorientierten System des öffentlichen Dienstes sollte es möglich sein, die Zahlungsströme, die Steuerung der Aufgaben, Projekte, deren Ressourcenertrag und deren Ressourcenverbrauch im Blickfeld zu haben. Mit dem UNIT4 ERP, das wir Ihnen anbieten, ist dies gegeben. Darüber hinaus lässt sich folgendes darstellen:

  • der Werteverlust infolge des Zeitablaufs und der Nutzung im Bereich des Ressourcenverbrauchs,
  • die zukünftigen Belastungen durch Pensionsverpflichtungen, die als Rückstellung zu berücksichtigen sind.

Öffentliche Dienst

Die Planung ist der Ausgangspunkt für die zukünftige Steuerung, in der der Ressourcenaufwand bzw. der Ressourcenertrag abgebildet wird. Durch die Festlegung der Wirkungsziele und die Verknüpfung mit den Finanzmitteln werden neue Planungsmöglichkeiten geschaffen. Die Planungsvarianten, für die Aufgaben- und Leistungsplanung, dokumentieren die Ziele für die bevorstehenden Jahre und stellen gleichzeitig die Aufwände und Erträge der Haushaltsplanung zur Verfügung. Dabei können verschiedene Sichten und Bewertungen ohne einen Mehraufwand genutzt werden. Des Weiteren kann die aufgaben- bzw. projektbezogene Planung um weitere Kriterien ergänzt werden wie bspw. eine Förderungsart. Über dieses spezifische Kriterium können z.B. besondere Maßnahmen abgebildet werden. Diese Maßnahmen können als unterschiedliche Maßnahmenarten eingerichtet werden, die dann übergreifend auswertbar und steuerbar sind. Das Ergebnis der Planung können Wirtschaftspläne sein, die mit der Forecast-Planung auf die tatsächliche Situation während des Wirtschaftsjahres angepasst werden können. Dies geschieht unter Beachtung der im Wirtschaftsplan festgelegten Obergrenzen. Projektpläne stehen mit einer Detailplanung zur Verfügung, die dann in den Produkthaushalt überführt werden. Ein abstrakter Produktplan, der mit Detailplänen für die Produkte bzw. Projekte aufgebrochen wird, rundet die Planung ab. Der Vollständigkeit halber wird erwähnt, dass der Finanz- und Ergebnisplan und bei Bedarf, auch eine Planbilanz für die Vermögensentwicklungsplanung, vorbereitet sind.

Die Rechnungslegung erfolgt in der Finanzbuchhaltung, hier werden alle Buchungsvorgänge festgehalten und mit allen relevanten Dokumenten des Dokumentenarchivs ergänzt, sodass ein papierloses Arbeiten möglich ist. Das umfasst neben den Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Sachbuchungen und alle nicht zahlungsrelevanten Buchungsvorgänge, wie bspw. die Abschreibungen.

Eines der ergänzenden Module zur Finanzbuchhaltung ist das Einkaufsmodul, indem alle Bestellvorgänge im Rahmen des geplanten Budgets unter Steuerung des Beschaffungsworkflows durchgeführt werden. Die Plausibilisierung geschieht sowohl im Rahmen des Wareneingangs als auch beim Eingang der Eingangsrechnung gegen die Bestellung und dem damit verknüpften Wareneingang. Somit werden mögliche Differenzen zur Bestellung frühzeitig transparent. Die Verbuchung der Eingangsrechnung erfolgt bereits im Abgleich des Bestellvolumens in der Bestellung und wird über den Workflow der Eingangsrechnung gesteuert. Sobald die Verknüpfung mit der Bestellung hergestellt wird, werden alle für die Finanzbuchhaltung relevanten Werte in die Verbuchung der Eingangsrechnung übernommen.

Die Ausgangsrechnungen werden im Bereich der Auftragsabwicklung erstellt. Sie können frei oder in Bezug auf hinterlegte Artikel und Lagerbestände erstellt werden. Der Workflow zur Freigabe der Ausgangsrechnung steuert den internen Ablauf. Freigegebene Rechnungen werden versandt und im Finanzwesen verbucht.

Die Fälligkeitsüberwachung erfolgt durch das Mahnwesen. Die Mahnung ist automatisiert und geschieht nach den in der jeweiligen Verwaltung festgelegten Regeln.

Das Anlagevermögen wird übersichtlich in der Anlagenbuchhaltung geführt. Die Anlagegüter sind, unabhängig davon ob diese bestandsgeführt oder nur inventarisiert werden, im Überblick immer verfügbar. Durch die enge Verbindung der Anlagen- und Finanzbuchhaltung werden bereits erfasste Daten, die für die Anlagenbuchhaltung relevant sind, bereitgestellt. Genauso werden Leasinganlagen zur Bestandverwaltung mitgeführt.

Fehlen in den Stammdaten spezifische Informationen zum Anlagegut, die über die tatsächlichen Felder einer klassischen Anlagenbuchhaltung hinaus gehen, können diese einfach im Anlagenstamm ergänzt werden. So können Sie zum Beispiel Ihre Kraftfahrzeuge als einzelnes Anlagegut hinterlegen und individuell Zusatzfelder wie Wartungsrhythmen abbilden.

Das Ergebnis der Finanzbuchhaltung wird in der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung bzw. der Ergebnis- und Finanzrechnung dokumentiert.

Alle Daten, die für die Kosten- und Leistungsrechnung relevant sind, stehen hier zur Verfügung. Das ist unabhängig von der Quelle der Entstehung, ob es sich hierbei um die Stunden aus der Zeiterfassung handelt, um die Leistungskennzahlen, den Werteverzehr des Anlagevermögens oder um kalkulatorische Kosten ist unerheblich – alle Daten werden berücksichtigt.

Die Funktionalität der Umlage kann genauso genutzt werden, wie die Auswertung für das Controlling. Diese beiden Aspekte sind relevant für die Überprüfung des Ergebnisses, das ebenso für die Zukunftsbetrachtung verwendet werden kann. Der Nachweis für die Aufgabenerfüllung wird ergänzt mit den Daten über Menge, Qualität und weiteren Kennzahlen.

Der Öffentliche Dienst und Verwaltung, die in Projekten denken und arbeiten, benötigen eine durchgängige Lösung zur Projektabwicklung. In ihr wird der gesamte Projektlebenszyklus, von der Initialisierung, über die Personalbesetzung bis zur Abrechnung und Nachkalkulation abgebildet. Das gilt in der Einzelbetrachtung von Projekten genauso wie für mehrere Projekte (Multiprojekt-Management). Neben der Projektstruktur steht immer ein budgetbezogener Überblick zur Verfügung, in dem die geplanten Kapazitäten und Kosten enthalten sind.

Um die Brücke zur Personalplanung zu schlagen, können im Teilprojekt bzw. Arbeitsauftrag die benötigten Skills definiert werden. Somit erhält der Projektmanager wichtige Informationen über die Verfügbarkeit von Mitarbeitern zu dem gewünschten Zeitpunkt und zur Abdeckung der benötigten Skills. Die Projektplanung kann mit unterschiedlichen Szenarien erfolgen und versioniert werden.

Der Projektmanager hat zudem immer einen kaufmännischen Blick auf das Projekt. Das gilt bereits bei der Initialisierung und geht weiter über den Projektfortschritt, bis hin zum Projektabschluss. Über die Zeiten bzw. Abwesenheiten erhält der Projektmanager immer einen aktuellen Informationsstand zum Projektfortschritt, den geleisteten Zeiten, dem Fertigstellungsgrad (ETC), den angefallenen Kosten sowie Erlösen und dem Budget. Die Erfassung der Kennzahlen (KPIs) rundet das Bild ab.

Unabhängig von den einzelnen Aufgabenbereichen werden alle Dokumente im Dokumentenarchiv abgelegt und stehen über alle Themenbereiche zur Verfügung.

Die kamerale Sicht wird über die Auswertung der Zahlungsströme dargestellt. Das Ressourcenaufkommen und der Ressourcenverbrauch sind in der Kosten- und Leistungsrechnung sichtbar, die um die aufgaben- bzw. leistungsbezogene Steuerungselemente ergänzt werden. Damit werden alle Elemente der unterschiedlichen Buchführungstypen – Doppik versus Kameralistik – in einem System verknüpft.

Warum sollten Sie gerade uns mit Ihrem Anliegen im Sektor öffentlicher Dienst und Verwaltung beauftragen?

Eine Vielzahl an Staatsbetrieben bzw. Einrichtungen der Öffentlichen Verwaltung vertrauen auf uns. Sie schätzen unser starkes Wissen über Fachverfahren, Prozesse und die Digitalisierung. Als einziger Unit4 ERP Partner, bieten wir Ihnen alle Dienstleistungen „made in Germany“ an. Von der Beratung bis zu der Unterstützung des Support-Service-Centers, erfolgt die Konversation muttersprachlich in Deutsch. Das erleichtert die Zusammenarbeit erheblich! Da Projektmanagement eine Kernkompetenz von uns ist, bieten wir Ihnen maximale Sicherheit im Projektverlauf. Unser Methodenwissen minimiert Projektrisiken, gibt Transparenz im Projekt, regelt die Kommunikation im Projektteam und sichert so den Projekterfolg. Ob klassische, agile oder hybride Projektmanagement-Methodik, wir sind Ihr verlässlicher und kompetenter Partner.

Greenlight Consulting Frank Zappe
IHR ANSPRECHPARTNER

Frank Zappe

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Unit4 ERP

Highlights der
öffentlichen Verwaltung

Überblick
360°-Sichtbarkeit und Kontrolle über alle Prozesse und Arbeitsbereiche in der Öffentlichen Verwaltung
Effiziente Umsetzung
Unterstützung der Digitalisierungsstrategien durch Workflows, Dokumentenarchivierung sowie mobiler Erfassungs- und Identifikationsgeräte
Buchführung
Kaufmännische Buchführung mit Doppik und kameraler Überführung
Prozessdarstellung
Abbildung des gesamten Planungsprozesses wie z.B. bei der Erstellung von Haushaltsplänen, Wirtschafts- und Finanzierungsplänen
Projektplanung
Projektplanung mit integriertem Skill- und Ressourcenmanagement zur besseren Einhaltung von Terminen und Budgets
Personalmanagement
Beschleunigte Rekrutierung neuer Mitarbeiter mittels Bewerbermanagement und Förderung von Mitarbeitern durch umfangreiche Möglichkeiten der Personalentwicklung

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