Erleben Sie unseren digitalen Museums Rundgang und entdecken Sie die ERP Lösung für die Museumsbranche
Museen müssen heute eine Vielzahl an Aufgaben bewältigen. Um die Herausforderungen
in der Gegenwart, wie in Zukunft meistern zu können, bedarf es einer digitalen Agenda. Kern der Digitalisierung im Museumsbetrieb bildet ein ERP-System, in dem viele Prozesse bzw. Arbeitsabläufe bereichsübergreifend gesteuert werden können. Dies umfasst alle Verwaltungs-, Projekt- bzw. Eventgetriebenen Bereiche sowie den Verkauf von Eintrittskarten und Shop-Artikeln. Sofern externe Partner Leistungen erbringen, werden auch sie digital in die Prozesse eingebunden. Dies schafft Schnelligkeit, Transparenz und wichtige Steuerungsmöglichkeiten im Museumsbetrieb, an der vor allem die Museumsleitung und weitere Gremien großes Interesse haben.
Eine auf den Museumsbetrieb spezialisierte ERP-Lösung, wie „Greenlight Kultur-ERP“, ebnet den Weg in die digitale Prozesslandschaft wesentlich einfacher und effizienter als eine branchenneutrale Lösung. Viele Abläufe und Situationen sind hier vorgedacht und stehen „out-of-the-box“ zur Verfügung. Dies beinhaltet auch Regularien aus der kommunalen Verwaltung und dem Stiftungswesen sowie Möglichkeiten zur Einbindung von externen Interessenvertretern wie z.B. Förder- und Freundeskreise.
IHR ANSPRECHPARTNER
Michael Wockenfuß
Museumsleitung-Direktion
Die Museumsleitung gibt die strategische Entwicklung des Museums vor. Das gilt für den Museumsbetrieb mit seinen verschiedenen Sparten. Weiterhin ist er für folgende Verwaltungsbereiche gesamtverantwortlich:
Programmplanung und deren Finanzierung
Finanzbuchhaltung mit Anlagenbuchhaltung
Controlling incl. Kosten- und Leistungsrechnung
Drittmittel-Management
Personalentwicklung
Logistik und Einkauf incl. Vergabemanagement
Gebäudemanagement
Betriebe gewerblicher Art
IT
Das bieten wir:
Dashboards mit 360° Blick auf alle Museums- und Aufgabenbereiche
Reporting in unterschiedlichen Detailierungsstufen
Gestaltung von Freigabe- und sonstigen Prozessen mittels Workflows, um Schnelligkeit und Transparenz zu erreichen
Einbindung von externen Partnern und wichtigen Stakeholdern
Umsetzung der digitalen Agenda eines Museums bzw. Unterstützung der digitalen Transformation
Verbesserung der Personalentwicklung und des Bewerbermanagements zur effizienten Besetzung von offenen Stellen
Ausstellungsmanagement
Das Ausstellungsmanagement ist für Planung und Organisation bzw. Koordinierung von Ausstellungen verantwortlich. Dazu gehören folgende Tätigkeitsbereiche:
Erstellung von Kosten- und Finanzierungsplänen als Bestandteil des Wirtschaftsplans
Einhaltung und Überwachung von Zeit- und Budgetgrenzen
Planung von Ausstellungen unter Berücksichtigung aller internen und externen Projektbeteiligten
Verantwortung für die Durchführung der Ausstellung hinsichtlich Qualität, Kosten und Erfolg
Das bieten wir:
360° Sicht auf aktuelle und geplante Ausstellungen mit Detailsicht auf Abteilungen, Mitarbeiter, Ressourcen, Kosten und Finanzierung
Übersicht zum Auslastungsgrad der benötigten Mitarbeiter für die jeweilige Ausstellung oder auch für ein Ausstellungsportfolio
Schnelle Verfügbarkeitsprüfung der Mitarbeiter nach den hinterlegten Kompetenzen bzw. Qualifikationsprofilen
Effiziente Prüfung der Verfügbarkeit von weiteren Ressourcen, wie z.B. Materialien, Inventargegenstände und Räumen
Termingerechte Reservierung und Zuordnung der Mitarbeiter und weiteren Ressourcen zu der Ausstellung
Einfache Erstellung von Kosten- und Finanzierungsplänen
Veranstaltungsmanagement
Das Veranstaltungsmanagement ist eine Ergänzung zum Ausstellungsmanagement und hat ebenso Projektcharakter. Es beinhaltet u.a.
die Entwicklung und Organisation von Veranstaltungsformaten
die Planung und Umsetzung von Veranstaltungen mit Einbeziehung interner und externer Projektbeteiligter
es trägt die Verantwortung für die Durchführung der Veranstaltung hinsichtlich Qualität, Kosten und Erfolg
Das bieten wir:
360° Sicht auf aktuelle und geplante Veranstaltungen, wie auch auf Mitarbeiter, Ressourcen, Kosten und deren Finanzierung
Übersicht zum Auslastungsgrad der benötigten Mitarbeiter bzw. Ressourcen für die jeweilige Veranstaltung
Schnelle Verfügbarkeitsprüfung der Mitarbeiter nach den hinterlegten Kompetenzen bzw. Qualifikationsprofilen
Effiziente Prüfung der Verfügbarkeit von weiteren Ressourcen, wie Materialien, Inventargegenstände, Räume
Termingerechte Reservierung und Zuordnung der Mitarbeiter und weiteren Ressourcen zu der Veranstaltung
Einfache Erstellung von Kosten- und Finanzierungsplänen
Fundraising
Das Fundraising ist elementar für die Finanzierung von Museen und umfasst die Verwaltung aller Drittmittel, Spenden und desgleichen. Die zentrale Aufgabe ist die Kontaktpflege zu den Förderern, dem Freundeskreis, Geldgebern bzw. Spendern im Allgemeinen. Es beinhaltet folgende Tätigkeitsbereiche:
das Einwerben von Drittmitteln
Verwaltung der Mitglieder des Fördervereins sowie der Freunde des Museums
Initiierung von Aktionen jeglicher Art wie z.B. Spendenaufrufe, Akquirierung von Nachlässen
Erstellung des Verwendungsnachweises bei Erhalt von öffentlichen Mitteln
Ausstellung von Spendenbescheinigungen
Pflege der Kontakte
Das bieten wir:
360° Sicht zu den benötigten Mitteln bzw. Finanzierungen
Detaillierts Fundraising-Reporting zur Analyse des Mittelflusses
Verwaltung der Mitglieder, Freunde, Geldgeber bzw. Spender
Unterstützung von Aktionen
Erstellung von Serienbriefen und Spendenbescheinigungen
Gebäudemanagement
Der Museumsbetrieb findet innerhalb der Museumsgebäude und u.U. in Außenbereichen statt. Sämtliche Flächen und deren Ausstattung werden vom Gebäudemanagement, wozu auch die Haustechnik gehört, verwaltet. Dazu gehört u.a.
die Überwachung von haus- und sicherheitstechnischen Wartungs- und Reparaturarbeiten
Planung und Überwachung von Gebäudeerweiterungen
sowie die Einplanung von internem und externem Personal im Rahmen der Service-Steuerung
Was bieten wir:
360° Sicht über Gebäude, Räume, Flächen und des Inventars
Überwachung von Instandhaltungs- und Kontrollterminen, wie z.B. Wartungs- und TÜV-Termine
Erzeugung von Bedarfsmeldungen an den Einkauf
Termingerechte Planung sämtlicher (Service-) Arbeiten mit und ohne Projektcharakter
Mobile Einbindung der Servicetechniker z.B. übe das Smartphone
Zeitnahe Rückmeldung des Arbeitsfortschritts
Finanz- und Anlagenbuchhaltung – Haushalt
Die Finanz- bzw. Haushaltsabteilung zeichnet sich dadurch aus, dass die Finanzströme hier zusammenlaufen. Da diese Abläufe immer komplexer werden, wird hier eine Lösung benötigt, die sich einfach auf die sich verändernden Rahmenbedingungen anpassen lässt. Des Weiteren müssen die komplexen Prozesse unterstützt und vereinfacht werden, damit das Tagesgeschäft mit Leichtigkeit bewältigt werden kann. Dies beinhaltet:
Erstellung des Wirtschafts- bzw. Finanzierungsplans sowie der Jahresabschlüsse
Verbuchung aller kaufmännischen Vorgänge in der Finanz- und Anlagenbuchhaltung
Inventarisierung der Exponate
Abwicklung des Zahlungsverkehrs
Was bieten wir:
360° Sicht über die Finanzen und den Haushalt
Testierte Finanzbuchhaltungssoftware
Flexible Steuerung der Buchungen über Kontierungsregeln
Einfache Zahlungsabwicklung
Integriertes Dokumentenarchiv
einfach zu erstellende Monats-, Quartal- und Jahres-Abschlüsse
Erstellung des Wirtschaftsplans unter Beachtung der Kosten- und Finanzierungspläne
Wenn erforderlich, übernimmt sie die Aufgaben der Mittelbewirtschaftung
Für die Vereinfachung der Prozesse stellen wir einen voll integrierten Workflow bereit. Über ihn erfolgt die Steuerung der unterschiedlichen Sachverhalte mit Aufgabenzuordnung, für die jeweiligen Fachbereiche.
Anbindung von Kassensystemen z.B. im Museums-Eingangsbereiches mittels Schnittstellen
Controlling mit Kosten- und Leistungsrechnung
Das Controlling ist das Bindeglied zur Museumsleitung und stellt alle erforderlichen Informationen, die für die strategische bzw. operative Planung und Steuerung notwendig sind, zur Verfügung. Dabei spielt die sachgerechte Aufbereitung von Daten eine wichtige Rolle. Dieser Bereich beinhaltet folgende Aufgaben:
Datenanalyse und Datenaufbereitung für die operative und strategische Planung bzw. Steuerung
Aufbau und Ermittlung von Kennzahlen
Fristgerechte Erstellung von Reports und Dashboards
Ermittlung von Kostentreibern, benötigter Finanzmittel und der Rentabilität
Versorgung der jeweiligen Bereiche mit Controlling-Informationen
Was bieten wir:
360° Sicht über den Museumsbetrieb
Dashboards mit KPI´s
Standard- und Individualreports
Aktuelle Übersicht zu Einnahmen, Ausgaben und Margen
Datenanalyse und Aufbereitung für das Reporting und die Planung
Monats- und Quartalscontrolling
Profit-Center- bzw. Kosten- und Leistungsrechnung
Personalwesen
Die große Kunst ist es, das geeignete Personal auszuwählen und entsprechend den Qualifikationen einzusetzen. Ebenso spielt die Personalentwicklung eine große Rolle, um so neue Qualifikationsstandards zu erfüllen und Personal zu halten. Im Personalwesen findet man folgende Aufgabenbereiche:
Personalplanung
Personalbeschaffung
Personalverwaltung
Personalentwicklung
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Was bieten wir:
360° Sicht über alle Personalbereiche
Hinterlegung aller relevanten Informationen zur Einstufung, Qualifikation, Arbeitszeiten
Übersicht über alle Informationen, die rund um den Mitarbeiter erforderlich sind
Überwachung von Fristen und Ereignissen z.B. bei Probezeitende, Jubiläum, Elternzeit, Jahresgespräche
Abwesenheitsverwaltung für Urlaube, Krankheit, Elternzeit etc.
Reisekostenabrechnung
Elektronische Personalakte
Schnittstelle zu Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen
IT und Datenschutz
Die IT spielt im Museumsbetrieb eine zentrale Rolle. Sie stellt die notwendige IT-Infrastruktur incl. Personal zur Verfügung. Ohne IT keine Digitalisierung. Das eingesetzten ERP-System bildet dabei die Grundlage im digitalen Transformationsprozess. Ob es incl. Datenhaltung im eigenen Ause betrieben wird oder in einem externen Rechenzentrum bzw. in der Cloud ist eine strategische Entscheidung, die mit der Museumsteilung getroffen wird. Zu den Aufgaben der IT gehören u.a.:
Planung und Betrieb der internen oder externen IT
Einbindung von externen Partnern und Plattformen (z.B. im Bereich des Zahlungsverkehrs)
Bereitstellung der nötigen IT-Infrastruktur
Umsetzung von Zugangs- und Berechtigungskonzepten
Gewährleistung der Datensicherheit
Einhaltung der Datenschutzrichtlinien
Was bieten wir:
Rollenbezogene Zugriffssteuerung
Anbindung an Active Directory
Betreiben der Lösung als „on Premise“ oder in der „Cloud“
Projektbezogene Solution-Architektur, Sizing
Softwaretechnische Erweiterungen
Anbindung an andere Systeme per Schnittstellen zu
Dokumentenmanagementsystemen
Kassensystemen
Besuchsinformationssystemen
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Zugangskontrollen
Kommt-/Geht-Zeiterfassung
Web-Shops
Beschaffung sowie Lager und Logistik
Der Beschaffungsprozess in Museen wird immer komplexer und ist durch viele Standards geprägt. Die Nutzung von Workflows soll sicherstellen, dass alle Vorgaben bzw. Richtlinien eingehalten werden. Ebenso sollen die jeweiligen Fachleute bzw. Fachabteilungen in den Workflow-Prozess eingebunden werden. Durch die Integration mit der Disposition soll der Einkauf Artikel und Dienstleistungen termin- und bedarfsgerecht beschaffen. Ebenso müssen Konditionen, Vertragsbedingungen und ggf. Qualitätsstandards in den Dispositions- und Beschaffungsprozess mit einfließen. Dieser Bereich beinhaltet u.a. folgende Aufgaben:
Lieferanten- und Artikelmanagement
Verwaltung der Konditionen und Verträgen
Einzelbestellungen, Rahmenvereinbarungen und Abrufe
Disposition
Lagerung bzw. Bewirtschaftung
Was bieten wir:
360° Sicht auf den Beschaffungsprozess
Workflow-Integration zur Verbesserung der Liefertreue und der Bestandsführung
Fristenüberwachung bei Lieferterminen und Vertragslaufzeiten
Automatische und ereignisorientierte Disposition
Lieferantenbewertung
Digitale Anbindung von Lieferanten und Spediteuren
Lagerbewirtschaftung nach unterschiedlichen Methoden
Integration des Wareneingangs
Unterstützung der Inventur
Verkauf
Der wirtschaftliche Erfolg von Museen wird erheblich über die Einnahmenseite erreicht. Dazu gehört der Vorverkauf von Eintrittskarten, Führungen und alles Weitere was gegen Ausgangsrechnungen verkauft wird. Deshalb ist es so wichtig, dass Ausgangsrechnungen erstellt und danach automatisch in der Finanzbuchhaltung verbucht werden können. Im Verkauf findet man folgende Aufgabenbereiche:
Kundenmanagement
Artikelverwaltung
Pflege von Preislisten und Konditionen
Was bieten wir:
360° Sicht auf den Verkaufsprozessllierungsgraden
Dashboards mit KPI´s
Einfache Erstellung der Ausgangsrechnungen
Lieferschein-Erstellung bei Warenversand
Fristenüberwachung bei Angebotsterminen und Vertragslaufzeiten
Einbindung von Kassensystemen, POS und ggf. von Besucher-Informationssystemen
Vereinbaren Sie jetzt Ihren persönlichen Beratungstermin!
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