Wie eröffnen Sie in der Rolle des Moderators, der Moderatorin ein Meeting? Was ist bei der Durchführung zu beachten? Wie lösen Sie aufkommende Konflikte? Folgende Tricks und Tipps führen zu zufriedenstellenden Ergebnissen – innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens.
Der erfolgreiche Verlauf eines Meetings basiert zum großen Teil auf einer guten und erfolgsversprechenden Vorbereitung. Wie die Besprechung tatsächlich verläuft, lässt sich allerdings nicht im Detail vorausplanen. Dennoch gibt es für die Durchführung eines Meetings einige Regeln für Moderierende, welche helfen den Verlauf zu steuern und das Meeting beherrschbar machen.
1. Pünktlicher Beginn
Jeder/jede, der/die rechtzeitig da ist, will, dass das Meeting pünktlich startet. Pünktlich bedeutet: Sie beginnen mit der Begrüßung und dem Tagesordnungspunkt eins zu der Uhrzeit, die Sie in der Einladung als Beginn angegeben haben.
Alle, die verspätet kommen, sind selbstverschuldet, wenn sie Inhalte verpassen. Wenn Sie immer pünktlich mit Ihrem Meeting beginnen, erkennen die „Zuspätkommer” und alle Pünktlichen, dass Pünktlichkeit ein hoher Wert ist. Aber: Sollten einzelne Personen später eintreffen, sprechen sie diese nicht direkt an. Nicken Sie ihnen eventuell kurz zu und fahren Sie mit Ihrer Moderation fort. Wenn möglich, können Sie die zu spät kommenden Personen zu einem späteren Zeitpunkt ansprechen und Bitten, zukünftig pünktlich zu sein.
Das setzt zwingend voraus, dass Sie als Gesprächsleiter oder Moderator selbst pünktlich sind. Am besten, Sie sind bereits einige Minuten vor Beginn da, um zu prüfen, ob alles so vorbereitet ist, wie Sie es geplant haben und gleichzeitig schafft es die Möglichkeit sich auf die Besprechung einzustimmen.
2. Positives Arbeitsklima und Miteinander
Begrüßen Sie alle Teilnehmer herzlich. Bedanken Sie sich für die Teilnahme. Drücken Sie Ihre Freude aus, mit Richtung auf die Ergebnisse, die gemeinsam erarbeitet werden.
Nehmen Sie mit allen Blickkontakt auf. Sprechen Sie die Teilnehmer mit ihren Namen an. Stellen Sie Verständnisfragen. Hören Sie aktiv zu, indem Sie nicken, nachfragen und zusammenfassen. Lassen Sie die Teilnehmer aussprechen. Zudem unverzichtbar sind die Prinzipien: Wertschätzung, Vertrauen, Akzeptanz und Geheimhaltung. Vertraulichkeit ist ein Muss, damit alle Beteiligten offen ihr Anliegen äußern können.
Ebenso ist eine grundsätzliche Offenheit und die Bereitschaft sich einzubringen und im Sinne des gemeinsamen Ziels, dem Auftraggeber wirklich helfen und gemeinsam lernen zu wollen in der Moderationsrolle vorauszusetzen.
3. Neutralität bewahren
Sie nehmen keine Stellung zu den inhaltlichen Beiträgen. Wenn Sie einen inhaltlichen Beitrag darlegen wollen oder müssen, sollten Sie deutlich anbringen, dass Sie jetzt aus Ihrer Moderatorenrolle heraustreten. Tun Sie dies nur, wenn es absolut notwendig ist, ansonsten verhalten sie sich inhaltsneutral.
4. Fragende Haltung einnehmen
Wer fragt, der führt! Steuern Sie als Moderator*in die Diskussion durch Fragen und Nachfragen. Fragen Sie möglichst einfach, lösungsorientiert und konstruktiv. Mit Fragen aktivieren sie die einzelnen Teilnehmer des Meetings.
5. Umgang mit Meinungsverschiedenheiten
Meinungsverschiedenheit bedeutet nicht zwingend ein Konflikt. Lassen Sie unterschiedliche Meinungen als diese gelten. Nehmen Sie diese ins Protokoll auf und vereinbaren Sie beispielsweise- Dieser Punkt muss gesondert behandelt werden, im neuen Tagesordnungspunkt oder in einem gesonderten Meeting. Verschiedene Meinungen sind essenziell und die Argumente sollten Gehör bekommen, bevor Entscheidungen getroffen werden.
6. Moderation bei Störungen
Achten Sie darauf, dass die Meeting Teilnehmer aktiv sind, sich gegenseitig zuhören und mitmachen. Wenn jemand nebenbei andere Aufgaben erledigt, zum Beispiel E-Mails bearbeitet oder chattet, dann sprechen Sie dies an. Fragen Sie die Gruppe, wie sie insgesamt damit umgehen wollen. Möglicherweise ist das gerade besprochene Thema für viele nicht interessant und kann demzufolge gestrichen oder gekürzt werden.
Wenn jemand dringend etwas Anderes zu tun hat, dann bieten Sie an, dass er den Raum verlässt. Wenn jemand durch Nebentätigkeiten die anderen Teilnehmer stört, bitten Sie darum, dass er damit aufhört oder auch er den Raum unauffällig verlässt.
7. Meeting unter Zeitnot
Wenn Sie als Moderator erkennen, dass nicht alle Agenda Punkte durchdrungen werden können, sprechen Sie dies in der Gruppe rechtzeitig an, um einen gemeinsamen Umgang dafür zu finden. Machen Sie mit den Meeting Teilnehmern einen Plan, wie Sie die noch nicht behandelten Punkte weiter besprechen. Keinesfalls darf ein offenes Ende entstehen! Legen Sie einen Maßnahmenplan fest, wie es weitergehen soll. Achten Sie darauf, dass Sie das Meeting pünktlich beenden – so wie es in der Meeting-Agenda und der Einladung anfänglich geplant war.
8. Meetings mit festgelegten Vereinbarungen beenden
Entwickeln Sie, wenn immer möglich, einen Plan zu den beschlossenen Maßnahmen. Planen Sie ausreichend Zeit ein, um am Ende noch Vereinbarungen zu treffen:
- Wie werden die Ergebnisse aufbereitet (Protokoll)?
- Was sind die nächsten Schritte (Informationen zur Abstimmung oder zur Kenntnis)
- Welche Aufgaben wurden vereinbart?
- Was sind die nächsten Termine?
- Welche Punkte sind noch offen (und werden wann geklärt)?
Es bedarf Erfahrung und Übung, um herausfordernde Gesprächssituationen in Meetings zu bewältigen und wieder in zielführende Bahnen zu bringen. Diese Kompetenz trainieren wir bei der Greenlight und setzen unsere Erfahrung und Wissen in Meetings ein.
Wichtig sind vor allem: Achten Sie permanent darauf, was gesagt wird und was geschieht; Sie dürfen als Moderator keinesfalls mit Ihren Gedanken abschweifen. Seien Sie freundlich, respektvoll, aber auch gleichzeitig bestimmt und klar in Ihren Ansagen!
Nach dem Meeting ist die Arbeit für Sie als Moderatorin oder Moderator nicht beendet. Sie stellen sicher, dass die Vereinbarungen und Maßnahmen dokumentiert und umgesetzt werden.
