Teamkommunikation für ein effektives Arbeiten

11. Oktober 2021

Teamkommunikation bezeichnet die Fähigkeit mit einer Gruppe von Menschen, die gemeinsam ein Ergebnis erzielen möchten, effizient und zielgerichtet zu kommunizieren. Sie dient dazu, alle Mitglieder über den Stand von Projekten auf dem Laufenden zu halten.

3 Vorteile einer effizienten Teamkommunikation:

Wenn die Kommunikation und die Zielsetzung klar sind, folgt daraus eine erhöhte Produktivität. Es ermöglicht den einzelnen Teammitgliedern, sich auf ihre eigenen Aufgaben und Arbeitsabläufe zu konzentrieren und diese zu verwalten. Außerdem ermöglicht es dem gesamten Team, sich schnell zu sammeln, wenn es Probleme zu lösen gibt oder die Leistung in einem Bereich zurückbleibt. Bei einer effizienten Teamkommunikation hat man bessere Chancen drohenden oder eskalierenden Problemen zuvorzukommen, bevor Arbeitsprozesse zusammenbrechen, Umsätze verloren gehen und Kunden abspringen.

Kurz- und langfristige Ziele werden besser erreicht, wenn alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden, was von ihnen erwartet wird, Zugang zu denselben Informationen haben und regelmäßig über Zeitpläne und Termine informiert werden. Die Kommunikation im Team spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Arbeit und Verantwortung so aufzuteilen, dass nicht nur Klarheit herrscht, sondern auch die individuellen Stärken, Erfahrungen und Kenntnisse genutzt werden, um realistische Ziele zu setzen und zu erreichen.

Eine effiziente Teamkommunikation verringert Konflikte im Team. Durch die Kommunikation werden unangemessene Erwartungen in Bezug auf individuelle Ergebnisse, Missverständnisse über Arbeitsprozesse und fehlerhafte Wahrnehmungen im Team minimiert.

Eine der wesentlichen Voraussetzungen für eine effektive Zusammenarbeit ist eine effiziente Teamkommunikation. Da jedes Teammitglied verschiedene Einstellungen, Arbeitsweisen und Persönlichkeiten hat, gibt es klare Regeln für eine effiziente Teamkommunikation.

Transparenz

Es ist wichtig offen zu kommunizieren und die zweckdienlichen Informationen an alle Teammitglieder weiterzugeben. Um eine gelingende Kommunikation im Team zu etablieren, müssen die Einzelinteressen dem gemeinsamen Interesse untergeordnet werden. Zudem entstehen weniger Missverständnisse, wenn in Teams transparent gearbeitet und miteinander umgegangen wird.

Gemeinsame Ziele

Für eine effektive Zusammenarbeit benötigt ein Team eine gemeinsame Vision, die alle erreichen wollen. Um das Ziel zu erreichen, müssen die Rollen klar und nachvollziehbar definiert und verteilt werden. Teammitglieder wissen, an wen sie sich wenden müssen, wenn sie Fragen haben oder die Fortsetzung ihrer Arbeit von einer Kollegin oder einem Kollegen abhängig ist. Dadurch werden Kommunikationswege kürzer und effizienter. Die Teammitglieder können selbstorganisierter arbeiten und der Workflow ist im Gang. Fakt ist, Menschen setzen Dinge besser um, wenn sie verstehen, warum sie es tun müssen.

Vertrauen und fairer Umgang im Team

Eine der wichtigsten Charakteristiken einer effektiven Zusammenarbeit ist gegenseitiges Vertrauen. Wer darauf vertrauen kann, dass seine Kolleginnen und Kollegen ihre Aufgaben erledigen, im Sinne des Teams agieren und füreinander einstehen, fühlt sich wohl und arbeitet dementsprechend gerne und gut in diesem Team. Um Vertrauen zu generieren sind hier klassische Teambuilding-Events oder Workshops von Vorteil. Die Teammitglieder können sich besser kennenlernen, womöglich Freundschaften aufbauen und das Vertrauen untereinander stärken. Um einen fairen Umgang im Team zu schaffen ist es wichtig, dass jedes Teammitglied die Werte Respekt, Offenheit, Mut, Engagement und Fokus lebt.

Besser Zuhören

Die Einbindung aller Teammitglieder in die Teamkommunikation ist ebenso wichtig für das gemeinsame Ziel. Dabei ist miteinander reden genauso essenziell wie einander zuhören. Jedes Teammitglied sollte ausreichend zu Wort kommen und Argumente sollten abgewogen werden, bevor sie ausgeschlagen werden.

Konstruktive Kritik und Lob

Niemand mag es kritisiert zu werden, aber konstruktive Kritik verbessert das Verhalten einer Person und ermutigt sie zu positiven Veränderungen. Um konstruktiv zu kritisieren, sollte die Stimmung des Kritikers möglichst positiv sein. Zudem sollte der Kritiker darauf achten, dass seine Kritik sachlich, begründet, spezifisch und lösungsorientiert ist. Vielen Menschen ist es unangenehm, Kritik zu äußern. Doch Gleiches gilt für das Gegenteil: Einigen Menschen fällt es auch schwer, andere zu loben. Vor allem in Zeiten, in denen grundsätzlich mehr Augenmerk auf Fehler als auf Erfolge gelegt wird. Doch sowohl konstruktive Kritik als auch ehrliches Lob sind essenziell in einer effektiven Zusammenarbeit. Um sich weiterentwickeln zu können, aber auch um eigene Fehler überhaupt zu erkennen ist Feedback von außen unglaublich wichtig.

Ich-Botschaften senden

Um die sogenannten Ich-Botschaften geht es darum, seinen Gesprächspartnern gewisse Sachverhalte nicht einfach vorzuwerfen, sondern sein eigenes Gefühl bei der Thematik zu äußern. Das bedeutet, anstatt zu sagen „Du solltest das besser so machen“ sagt man „Ich glaube, dass XY eine bessere Lösung sein könnte“. Hier vermeidet man den Besserwisser-Effekt und bevormundet die andere Person nicht. Man bietet schlichtweg einen anderen Lösungsweg an. Hilfreiche Anfänge von Ich-Botschaften sind zum Beispiel „Ich habe das Gefühl, dass…“, „Ich fühle mich…“, „Mir ist aufgefallen, dass…“.

Tipps für eine effiziente Teamkommunikation im Homeoffice

Gute Kommunikation ist besonders wichtig für verteilte Teams, die als Teil einer flexiblen Arbeitsumgebung virtuell interagieren. Damit die Teamkommunikation auch während des Homeoffice gelingt, folgen nun ein paar Tipps.

Telefonieren, statt schreiben – oftmals ist es leichter komplexere Aufträge oder Sachverhalte telefonisch zu klären, statt eine lange E-Mail zu schreiben. So hat jeder gleich die Möglichkeit, bei Uneinigkeiten nachzufragen und so werden Missverständnisse vermieden.

Im Homeoffice ist es wichtig digitale Meetings über Teams, Skype oder Zoom zu planen. Dies ist eine sehr gute Alternative und bietet allen Teammitgliedern gleichzeitig dabei zu sein – wie in einem Meetingraum, nur virtuell. Man hat die Möglichkeit wie gewohnt Präsentationen vorzustellen, man kann den eigenen Bildschirm mit den anderen teilen und man hat die Möglichkeit seine Kamera einzuschalten. Dies macht die Zusammenarbeit in vielen Hinsichten leichter.

Durch die Status-Funktionen bei Skype & Co., kann man seinen Teammitgliedern zeigen, ob man erreichbar ist oder nicht. Die unterschiedlichen Symbole zeigen einem auf, wenn jemand gerade telefoniert, nicht gestört werden möchte, im Urlaub ist oder doch verfügbar ist. Dies ermöglicht einem auch eine einfachere Terminplanung.

Ein weiterer Tipp, welcher im Homeoffice sehr wichtig ist, ist der inoffizieller Austausch zwischen den Kollegen. Wenn die Teams verteilt sind und die meiste Zeit im Homeoffice arbeiten, ist der gewohnte Austausch aus dem Büro oft nicht möglich. Daher ist es wichtig ein Augenmerk darauf zu legen, dass sich das Team nicht nur in geschäftlichen Meetings austauscht. Dazu dienen virtuelle Kaffeepausen oder Afterwork-Veranstaltungen.

Folgende Formate eignen sich gut für die Teamkommunikation:

  • Betriebsversammlung
  • Jour Fixe
  • Workshop
  • Gemeinsame Mahlzeiten & Bildschirmpausen, auch virtuell möglich
  • Telefon, Chat & Videokonferenz
  • Mitarbeiter-, Lehr-, und Infogespräch
  • Newsletter & Blogs
  • Unternehmens-Wiki

Zusammengefasst kann man sagen, dass die gelebten Kommunikationsregeln im Team positive Auswirkungen auf die Zusammenarbeit haben. Die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten werden klarer, Konflikte werden sofort kommuniziert und als Chance zur Verbesserung genutzt und das Gefühl, gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten, wird gestärkt. Zudem senkt eine klare Kommunikation den Stress am Arbeitsplatz, Prozesse können effiziente gestaltet werden und sie hilft dabei Wertschätzung im Team zu transportieren. Teams, die gut kommunizieren entwickeln ein besseres Verständnis für individuelle Stärken, Schwächen und Arbeitsweisen. Sie entwickeln eine größere Fähigkeit zu planen und erfolgreich auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten und die Teammitglieder erfahren eine höhere Arbeitszufriedenheit.

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