Aufbau des Zielmanagements in einem agilen Projektumfeld – von der Vision bis zu den User Stories.

Der Projektauftrag der vollständigen Digitalisierung des Bereichs Real Estate Management in der Prozesskette Planen – Bauen – Betreiben ist nur ein Beispiel, wie die digitale Transformation in Unternehmen flächendeckend Einzug hält. Die Komplexität der Aufgabenstellung besteht darin, dass es bei Enabling Prozessen wie der IT, weder einen festgeschriebenen Produktentstehungsprozess noch konkrete Vorgaben, welche Systeme und Applikationen genutzt werden sollten, gibt. Die Herausforderung für die beauftragte Projektorganisation besteht zudem in der Umsetzung der Wünsche

verschiedener Stakeholder in einem sich dynamisch verändernden Umfeld. Aufgabe des Projektmanagements ist es, den aus der hierarchischen Unternehmensorganisation stammenden Projektauftrag mit der Arbeitsweise der agil tätigen Entwicklungsteams in Einklang zu bringen. Hierfür ist es erforderlich, durch methodisches Vorgehen das Ziel auf die einzelnen Teams herunterzubrechen, ohne das Big Picture aus den Augen zu lassen. Erst wenn dieses Rahmenwerk für die Entwickler geschaffen wurde, ist es ihnen möglich, zielgerichtet, aber selbstorganisiert agil zu arbeiten.

Die OKR Methode (Objectives and Key Results) ermöglicht es, alle Aktivitäten auf die wichtigsten Ziele des Projekts zu fokussieren. Sie beginnt mit der Vision und Mission des Projekts und endet mit dem täglichen Aufgabenmanagement jedes einzelnen Mitarbeiters. Die Objectives selbst sind in der Zielpyramide als Quartalsziele zu betrachten und ordnen sich unter den Jahreszielen bzw. den mittelfristigen Zielen ein. Die dazugehörigen Key Results sind messbare Etappenziele, um das Objective zu erreichen. OKRs werden von den verantwortlichen Teams selbst definiert und ausformuliert –

immer mit Blick auf die strategischen Ziele des Projekts. Das stärkt das Verständnis des eigenen Beitrags zur Vision und Mission und fördert zudem das Verantwortungsbewusstsein. Im darauf aufbauenden „OKR Planning“ werden die Team-OKRs den weiteren Projektmitgliedern vorgestellt, Schnittstellen zu den OKRs der anderen Teams identifiziert und das Commitment der Projektmanager eingeholt. Letzteres zeigt einen weiteren Vorteil der OKR Methodik, in dem sich dem Ziel sowohl Top Down als auch Bottom Up genähert wird und ein gemeinsames Verständnis geschaffen wird.

Im vorliegenden Projekt wurden zunächst die Vision mit dem gesamten Projektteam in Workshops erarbeitet und daraus abgeleitet die Mission Statements, die eine Beschreibung der Vision darstellen, entwickelt. In enger Zusammenarbeit mit den Projektmanagern und dem Management des Unternehmens wurden die strategischen mittelfristigen Ziele definiert und dem Projektteam vorgestellt. Auf Basis dieser Ziele wurden die Objectives und Key Results mit jedem Entwicklungsteam des Projekts zum Ende jeden Quartals für das jeweils darauf folgende Quartal definiert und priorisiert, bevor sie im OKR Planning mit dem gesamten Team synchronisiert und abgestimmt wurden. Mit den abgestimmten OKRs als Rahmenwerk ist es jeder Entwicklungseinheit möglich, autonom und agil ihr eigenes Aufgabenmanagement individuell aufzubauen und User Stories zu gestalten.