Aufbau des Zielmanagements in einem agilen Projektumfeld – von der Vision bis zu den User Stories.

KUNDE

Deutscher OEM

INDUSTRY

Automotive

MITARBEITER

ca. 120.000

POWERED BY

Jira
Confluence

SITUATION

Digitalisierung eines Fachbereichs
in einem dynamischen Umfeld

Der Projektauftrag der vollständigen Digitalisierung des Bereichs Real Estate Management in der Prozesskette Planen – Bauen – Betreiben ist nur ein Beispiel, wie die digitale Transformation in Unternehmen flächendeckend Einzug hält. Die Komplexität der Aufgabenstellung besteht darin, dass es bei Enabling Prozessen wie der IT, weder einen festgeschriebenen Produktentstehungsprozess noch konkrete Vorgaben, welche Systeme und Applikationen genutzt werden sollten, gibt. Die Herausforderung für die beauftragte Projektorganisation besteht zudem in der Umsetzung der Wünsche

verschiedener Stakeholder in einem sich dynamisch verändernden Umfeld. Aufgabe des Projektmanagements ist es, den aus der hierarchischen Unternehmensorganisation stammenden Projektauftrag mit der Arbeitsweise der agil tätigen Entwicklungsteams in Einklang zu bringen. Hierfür ist es erforderlich, durch methodisches Vorgehen das Ziel auf die einzelnen Teams herunterzubrechen, ohne das Big Picture aus den Augen zu lassen. Erst wenn dieses Rahmenwerk für die Entwickler geschaffen wurde, ist es ihnen möglich, zielgerichtet, aber selbstorganisiert agil zu arbeiten.

LÖSUNG

Erstellung einer Zielpyramide und
Etablieren der OKR Methodik

Als Lösung der geschilderten Ausgangssituation wurde die Konzeption und Umsetzung einer an die agile Struktur angepasste, strategische Zielpyramide, auch OKR Pyramide genannt, identifiziert (siehe Abbildungen). Diese soll einen transparenten Überblick über das übergeordnete Projektziel und den daraus abgeleiteten Aufgaben erzeugen.

Bei der Konzeption werden zwei Aspekte in Einklang gebracht. Zum einen die schnellen und adäquaten Reaktionsmöglichkeiten bei plötzlich eingetretenen Veränderungen (Agilität) und zum anderen die konsequente Umsetzung und Steuerung des Projektauftrags.

Dabei wird die klassische Zielpyramide von alten Richtlinien befreit und um eine neue Ebene ergänzt. Als Ausgangspunkt dienen die Vision als Nordstern des Projekts und die Mission als deren Beschreibung. Darunter werden die abgeleiteten Maßnahmen an die agilen Prozesse angepasst.

Überblick: Zielpyramide und ORK-Methodik

METHODIK

OKRs als
Zielmanagementmethode

Die OKR Methode (Objectives and Key Results) ermöglicht es, alle Aktivitäten auf die wichtigsten Ziele des Projekts zu fokussieren. Sie beginnt mit der Vision und Mission des Projekts und endet mit dem täglichen Aufgabenmanagement jedes einzelnen Mitarbeiters. Die Objectives selbst sind in der Zielpyramide als Quartalsziele zu betrachten und ordnen sich unter den Jahreszielen bzw. den mittelfristigen Zielen ein. Die dazugehörigen Key Results sind messbare Etappenziele, um das Objective zu erreichen. OKRs werden von den verantwortlichen Teams selbst definiert und ausformuliert –

immer mit Blick auf die strategischen Ziele des Projekts. Das stärkt das Verständnis des eigenen Beitrags zur Vision und Mission und fördert zudem das Verantwortungsbewusstsein. Im darauf aufbauenden „OKR Planning“ werden die Team-OKRs den weiteren Projektmitgliedern vorgestellt, Schnittstellen zu den OKRs der anderen Teams identifiziert und das Commitment der Projektmanager eingeholt. Letzteres zeigt einen weiteren Vorteil der OKR Methodik, in dem sich dem Ziel sowohl Top Down als auch Bottom Up genähert wird und ein gemeinsames Verständnis geschaffen wird.

VORGEHENSWEISE

Einführen von OKRs als
Zielmanagementmethode

OKR Zielmanagement

Im vorliegenden Projekt wurden zunächst die Vision mit dem gesamten Projektteam in Workshops erarbeitet und daraus abgeleitet die Mission Statements, die eine Beschreibung der Vision darstellen, entwickelt. In enger Zusammenarbeit mit den Projektmanagern und dem Management des Unternehmens wurden die strategischen mittelfristigen Ziele definiert und dem Projektteam vorgestellt. Auf Basis dieser Ziele wurden die Objectives und Key Results mit jedem Entwicklungsteam des Projekts zum Ende jeden Quartals für das jeweils darauf folgende Quartal definiert und priorisiert, bevor sie im OKR Planning mit dem gesamten Team synchronisiert und abgestimmt wurden. Mit den abgestimmten OKRs als Rahmenwerk ist es jeder Entwicklungseinheit möglich, autonom und agil ihr eigenes Aufgabenmanagement individuell aufzubauen und User Stories zu gestalten.

ERGEBNIS

Transparente Zielsteuerung
über alle Ebenen

Mittels der OKR Methode war es im Projekt möglich, die Ziele sowohl Top Down über die Vision – das Big Picture – als auch Bottom Up zu steuern. Somit konnte trotz hohem Autonomiegrad der einzelnen Teams sichergestellt werden, dass alle Projektmitglieder das gleiche Ziel verfolgen. Durch die Definition und Ausformulierung der eigenen Ziele im Entwicklungsteam war es zudem möglich, sich besser mit dem gesamten Projektziel zu identifizieren und gleichzeitig quartalsweise auf die eigenen Aufgaben zu fokussieren. Da die OKRs quartalsweise bestimmt werden, können diese auch zügig an ein dynamisches Umfeld und sich verändernde Stakeholderwünsche angepasst werden und erfüllen somit die Kriterien der Agilität.

Quartalsziele der Entwicklungsteams zur übersichtlicheren Planung und Steuerung sind vorhanden.

Autonomie der agilen Teams können durch die abgestimmten OKRs als Rahmenwerk gewahrt werden.

Steigerung der Motivation der Entwicklungsteams durch selbstformulierte Ziele in Form von OKRs.

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