Projekte werden maßgeblich am Projekterfolg gemessen. Ein maßgeblicher Aspekt ist hierbei das Zeitmanagement.
Projekterfolg bedeutet die gesteckten Ziele im Rahmen des magischen Dreiecks des Projektmanagements – Zeit, Kosten, Leistung – zu erreichen.
Für die Erreichung der Terminziele ist eine realistische Zeitplanung in Verbindung mit einem nachhaltigen Zeitmanagement sehr hilfreich. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen die in der Praxis relevantesten Zeitmanagement-Methoden vorstellen.
Die Methoden können Ihnen übergeordnet bei der Planung von Projekten, aber auch bei der effektiven Nutzung Ihrer eigenen Arbeitszeit in der Projektarbeit helfen. Es gibt verschiedene Ansätze für das Zeitmanagement, deren Zielsetzung sich nach Personenkreis und Planungshorizont unterscheiden.
„Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Dringende sind selten wichtig, und wichtige sind selten dringend.“
– Dwight D. Eisenhower
Eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden ist wohl das Eisenhower Prinzip. Angeblich hat der namensgebende U.S. Präsident diese Methode bei der Planung seiner Arbeitszeit praktiziert.
Hier steht die Priorisierung der bevorstehenden Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit im Fokus. Sind alle Aufgaben in der Matrix erfasst, ergibt sich folgende Reihenfolge der Bearbeitung der Aufgaben:
A-Aufgaben: Diese sind die wirklich wichtigen Aufgaben, die keinen Aufschub dulden. Sie sollten damit unverzüglich anfangen und die Probleme lösen.
B-Aufgaben: Langfristig entscheidende Aufgaben, die Sie tun müssten, aber aufgeschoben werden könnten. Planen und terminieren Sie diese sorgfältig, da sie für den langfristigen Erfolg maßgeblich sind. Hierzu zählen z.B. die Projektplanung, Stakeholder-Pflege und Weiterbildung.
C-Aufgaben: Ein plötzlicher Anruf, der Kollege, der kurz am Schreibtisch vorbeikommt oder eine vermeintlich dringende E-Mail – alles „nicht so“ wichtig. Reduzieren und verhindern Sie diese echten „Zeitfresser“, soweit es Ihnen möglich ist. Führen Sie Sprechzeiten ein, stellen Sie Ihr Telefon bei konzentrierter und komplexer Arbeit auf die Zentrale um.
D-Aufgaben: In Ihrer Planung sollten diese Aufgaben nur eine untergeordnete Rolle spielen. In der Regel können Sie diese Aufgaben großzügig verschieben oder ganz streichen. So sparen Sie auch noch Zeit und Nerven. Gute Beispiele sind Besprechungen ohne Agenda und Ziele.
Die Eisenhower-Matrix hilft Ihnen, sich auch über einen längeren Zeitraum auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Eine laufende Überprüfung der Matrix ermöglicht Ihnen die Priorisierung Ihrer Aufgaben an den Projektverlauf anzupassen.
Eine vereinfachte Alternative zum Eisenhower Prinzip ist die gängige ABC-Analyse, wie Sie bei verschiedenen betriebswirtschaftlichen Bereichen zur Clusterung von Themen verwendet wird. Sie steuern Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und teilen sich dementsprechend Ihre Zeiten für die Erledigung ein. „A“ hat die höchste Priorität und erfordert höchste Aufmerksamkeit und Zeit, „B“ die mittlere und „C“ die geringste Priorität.
Die ABC-Analyse eignet sich für die schnelle Zeitplanung: „Was ist heute für mich wichtig?“. Für langfristiges Zeitmanagement bietet sich jedoch das Eisenhower-Prinzip oder die folgende ALPEN-Methode an.
Alpen stehen für Skifahren und tolles Bergpanorama, aber auch für eine Zeitmanagement-Methode. Bei der ALPEN-Methode liegt der Fokus auf der richtigen Einteilung und Strukturierung der eigenen Aufgaben für einen bestimmten Zeitraum. Dabei geht man in 5 Schritten wie folgt vor:
A = Aufgaben (Aktivitäten, Meetings) für den kommenden Zeitraum notieren.
L = Länge (Dauer) der Aufgaben abschätzen => Limits /Deadlines helfen Ihnen effizienter zu arbeiten.
P = Hier planen Sie Pufferzeiten für unerwartete und spontane Aufgaben ein.
E = Entscheidungen treffen; Was ist am wichtigsten, was ist am dringendsten? Setzen Sie die Prioritäten richtig!
N = Nachkontrolle. Haben Sie alles erreicht? Können Sie Ihre Vorgehensweise optimieren?
Die ALPEN-Methode können Sie ideal für Ihre Projektarbeit nutzen, wenn Sie sich die Zeit und kurzfristigen Ziele selbst einteilen können.
Generell können Sie bei der Priorisierung Ihrer Tagesaufgaben das Pareto-Prinzip im Hinterkopf behalten: „80 Prozent der Ergebnisse können mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden.“ Bei der Festlegung Ihrer Prioritäten sollten Sie daher die wichtigsten 20 Prozent Ihrer Aufgaben identifizieren und sich vor allem bei Zeitmangel auf diese konzentrieren.
Eine pauschale Lösung für das Zeitmanagement gibt es nicht, da es vielen unvorhersehbaren Faktoren und Einflüssen unterliegt. Es ist jedoch sinnvoll, sich regelmäßig über seinen Arbeitsalltag Gedanken zu machen und seine „eigenen Prozesse“ zu hinterfragen, um mögliche „Zeitfresser“ identifizieren und reduzieren zu können.
