Bisher führten virtuelle Mitarbeiterveranstaltungen ein Nischendasein. Waren sie bislang nur für bestimmte Branchen und einige wenige Veranstaltungsformate eine gängige Lösung, sind sie in Zeiten von Corona der einzige Weg geworden, weiterhin eine gewisse Normalität im Unternehmen zu wahren. Plötzlich spricht jeder von virtuellen Events. Doch wie führt man ein Online Meeting am besten durch?
Warum überhaupt online?
Durch das derzeit noch gültige Veranstaltungsverbot stellt sich die Frage wie ein Onlineformat am Besten auf die Bedürfnisse abzubilden ist und wie man Präsenzformate in virtuelle Formate transformiert. Ein erfolgreiches Event soll außerdem nicht nur so gut wie möglich dazu dienen, Informationen zu vermitteln oder Leute zusammen zu bringen, sondern idealerweise auch noch Begeisterung bei den Teilnehmern vermitteln.
Zunächst mal ist es wichtig, sich die Vorteile der gegenwärtigen Situation ins Gedächtnis zu rufen. Aus der Not heraus sind spannende neue Formate geboren, die auch nach der Pandemie weiterhin existieren werden. Die Neuerungen sind als eine Bereicherung zu betrachten und so oder so gekommen, um zu bleiben. Firmen und Mitarbeiter können sich Reisekosten sparen, die Hemmschwelle für virtuelle Absprachen sind gesunken, womit der Workflow definitiv beschleunigt wird. Außerdem ermöglichen Online Events eine schnelle Teilnahme ohne Zeitverlust beim Ortswechsel. Virtuelle Events haben also für viele Firmen einen großen Sprung nach vorne bedeutet.
Worin liegen die Unterschiede?
Die klassischen Präsenztermine bieten selbstverständlich mehr Abwechslung. Hier ist für alle Sinne was geboten, es herrschen viele Freiheiten und man hat insgesamt sowohl mehr Bewegung als auch Interaktion mit anderen Menschen. Beim virtuellen Event in den eigenen vier Wänden beschränkt sich alles auf Ton und Bild am Laptop. Hinzu kommt das technische Setup, sowie die Internetverbindung die gerne mal Macken haben.
Die klassische Eventerfahrung wird also durch technische Probleme und einer gewissen Eintönigkeit getrübt. Wir stellen schnell fest: Ein virtuelles Event lässt sich nicht einfach kongruent auf ein Liveevent legen. Das muss aber auch gar nicht sein. Ein virtuelles Event muss in erster Linie die Geschäftsziele umsetzen und das geht meistens auch online.
Wir merken aber auch: Das Gros der Herausforderungen dieses neuen Formats ist absolut lösbar, benötigt unter Umständen aber mehr Arbeit im Vorfeld.
Herausforderungen meistern
Erfahrungsgemäß ist die aktive Teilnahme während eines virtuellen Events deutlich geringer als während eines Live-Events. Es kann zahlreiche Ablenkungen geben und das bei jedem Teilnehmer individuell. Gleichwohl sinkt die Aufmerksamkeit, da virtuelle Teilnehmer meist das Mikrofon stumm geschaltet haben und nicht aktiv gefordert werden.
Hier wird, neben der Einführung von Sonderformaten, die Kommunikation vor und nach dem Event immer wichtiger.
Ein Beispiel wäre hier nach einem Kurzvortrag die Teilnehmer mit einem schnellen Q&A enger einzubinden und, sofern die Möglichkeit besteht, ein Voting einzuführen. Ein Tool, das dies sehr intuitiv und einfach ermöglicht wäre beispielsweise Mentimeter. Hier können Abstimmungen, sowie Wordclouds oder nach Bedarf auch ein Quiz erstellt werden, um die Teilnehmer aktiv in ein Thema hereinzuholen. Es gibt noch andere Tools, die in einem Onlinemeeting für Abwechslung sorgen können. Am Ende entscheidet sich die Nutzung über die Zielsetzung des Events und darüber, welche Leute ich in meinem Call mit meinem Thema erreichen will. Die einzige Grenze, die hier wirklich gesetzt ist, ist die Frage, wie viel Arbeit man gewillt ist, im Vorfeld in die Vorbereitung zu investieren.
Die eigentliche Hürde erkennen
Ein weiterer Punkt, den man sich vergegenwärtigen muss:
Es gibt gerade bei Online Events, die nicht über die direkte Erfahrung einer Live Veranstaltung verfügen, oft eine große Schere zwischen dem, was ich als Veranstalter einer virtuellen Veranstaltung vermitteln will und dem, was die Teilnehmer hören wollen.
Schlechtes Feedback gibt es immer dann, wenn der Veranstalter sich zu stark auf das Inhalte vermitteln konzentriert und weniger auf die Bedürfnisse der Teilnehmer.
Der Knackpunkt sind hier nicht die Inhalte, sondern die Art und Weise der Kommunikation, damit die Teilnehmer diese überhaupt wahrnehmen.
Wenn Teilnehmer am Rechner teilnehmen, sind sie leichter abgelenkt und die Aktivität lässt häufig stark nach. Deswegen ist das Engagement der der Teilnehmer während der Veranstaltung aktiv zu fördern, damit die Aufmerksamkeit nicht schwindet.
Die 5 goldenen Regeln
Was sind also die Grundregeln, wenn es darum geht eine Präsenzveranstaltung in eine virtuelle Mitarbeiterveranstaltung umzuwandeln?
- Definition: Wen wollen wir erreichen?
Zuerst muss klar sein wer das Publikum ist. In diesem Fall geht es um eine Mitarbeiterveranstaltung, was uns ermöglicht den Punkt jetzt schon mal abzuhaken. - Fokus auf die Zielstellung
Dennoch gilt: Was am Ende funktioniert muss nicht das sein, was man am Anfang im Kopf hat. Also ist die Bereitstellung seine ersten Ideen über den Haufen zu werfen, sollte es nötig sein (Stichwort: Kill Your Darlings).
Man muss sich klar machen, dass eine virtuelle Veranstaltung anders gelebt werden muss als eine Präsenzveranstaltung. Die Relevanz von Inhalten rückt stark in den Vordergrund.
- Technische Möglichkeiten recherchieren und vorbereiten
Jedes Art von Event kann unterschiedliche Tools benötigen. Es gilt das passende Tool für das Event zu finden und sein Vorhaben auf die Möglichkeiten des Tools abzustimmen. So kann Teams zwar ermöglichen, eine große Zahl von Teilnehmern zu erreichen, für eine flexible Interaktion in kleineren Teams empfiehlt sich dann beispielsweise eher wonder.me. - Für die Erfüllung technischer Voraussetzungen sorgen
Es ist ratsam, gerade bei Einführung neuer Tools, diese vorab mit einer Testgruppe auszuprobieren, ob alles funktioniert. Laufen die benötigten Funktionen einwandfrei? Gibt es Probleme beim Einwählen in neue Tools?
Alle Hindernisse sollten ihren Weg in eine kurze Anleitung finden, die entweder vorab verschickt oder im Event erklärt wird. - Den Online Termin rechtzeitig einstellen
Es klingt banal. Aber um eine No-Show-Rate, also die Gefahr, dass Leute zum Termin schlicht nicht erscheinen, zu minimieren, sollte der Termin frühzeitig eingestellt worden sein. Außerdem ist es hilfreich, in einem Beschreibungstext im Termin die Relevanz des Events deutlich zu machen. Auf diese Weise kann man verhindern, dass man, trotz zahlreicher Zusagen zum Termin, am Ende alleine im Online-Meeting sitzt.
Fazit:
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass klassische Eventformate absolut in virtuelle Formate umgewandelt werden können. Wer hierbei ein klassisches Event versucht zu imitieren, verliert. Vielmehr ist ein Umdenken gefordert, Tools müssen optimal genutzt werden. Eine Herausforderung zweifelsohne, aber eine absolut machbare.
Wer es schafft, sich in sein Publikum hineinzudenken und Bedürfnisse richtig antizipiert, kann mit gründlicher Vorarbeit mit dem virtuellen Format eine Art der Zusammenarbeit in die Firma mitbringen, die nicht nur in Zeiten der Pandemie notwendig ist, sondern auf lange Zeit hin gefragt bleiben wird.
