ERP

Museen

Museen müssen heute eine Vielzahl an Aufgaben bewältigen. Um die Herausforderungen in der Gegenwart, wie in Zukunft meistern zu können, bedarf es einer digitalen Agenda. Kern der Digitalisierung im Museumsbetrieb bildet ein ERP-System, in dem viele Prozesse bzw. Arbeitsabläufe bereichsübergreifend gesteuert werden können. Dies umfasst alle Verwaltungs-, Projekt- bzw. Eventgetriebenen Bereiche sowie den Verkauf von Eintrittskarten und Shop-Artikeln. Sofern externe Partner Leistungen erbringen, werden auch sie digital in die Prozesse eingebunden. Dies schafft Schnelligkeit, Transparenz und wichtige Steuerungsmöglichkeiten im Museumsbetrieb, an der vor allem die Museumsleitung und weitere Gremien großes Interesse haben.

Eine auf den Museumsbetrieb spezialisierte ERP-Lösung, wie „Greenlight Kultur-ERP“, ebnet den Weg in die digitale Prozesslandschaft wesentlich einfacher und effizienter als eine branchenneutrale Lösung. Viele Abläufe und Situationen sind hier vorgedacht und stehen „out-of-the-box“ zur Verfügung. Dies beinhaltet auch Regularien aus der kommunalen Verwaltung und dem Stiftungswesen sowie Möglichkeiten zur Einbindung von externen Interessenvertretern wie z.B. Förder- und Freundeskreise.

Welches Portfolio kann Ihnen die Greenlight Consulting bieten?

  • Eine auf Museen und ähnliche Kulturbetriebe konzipierte ERP-Lösung
  • Unterstützung des digitalen Transformationsprozesses
  • Grafische Abbildung der Museumsorganisation
  • Dashboards und Reports mit unterschiedlichen Detaillierungsgraden
  • Bereichsübergreifende Workflows
  • Integriertes Dokumentenarchiv
  • Exzellente Usability bzw. Benutzerfreundlichkeit
  • Abbildung aller Verwaltungsbereiche incl. Haushalt, Fundraising, Beschaffung
    Personalwesen, IT
  • sowie der Bereiche Ausstellungs- bzw. Veranstaltungsmanagement und des Gebäudemanagements
  • Flexible Erweiterung der Anwendung mit zusätzlichen Feldern ohne Programmierung
  • Rollen- und Rechteverwaltung
  • Variabler Betrieb der Anwendung im eigenen Hause, im Rechenzentrum oder in der Cloud

Museumsleitung-Direktion

Die Museumsleitung gibt die strategische Entwicklung des Museums vor. Das gilt für den Museumsbetrieb mit seinen verschiedenen Sparten. Weiterhin ist er für folgende Verwaltungsbereiche gesamtverantwortlich:

  • Programmplanung und deren Finanzierung
  • Finanzbuchhaltung mit Anlagenbuchhaltung
  • Controlling incl. Kosten- und Leistungsrechnung
  • Drittmittel-Management
  • Personalentwicklung
  • Logistik und Einkauf incl. Vergabemanagement
  • Gebäudemanagement
  • Betriebe gewerblicher Art
  • IT

Das bieten wir:

  • Dashboards mit 360° Blick auf alle Museums- und Aufgabenbereiche
  • Reporting in unterschiedlichen Detailierungsstufen
  • Gestaltung von Freigabe- und sonstigen Prozessen mittels Workflows, um Schnelligkeit und Transparenz zu erreichen
  • Einbindung von externen Partnern und wichtigen Stakeholdern
  • Umsetzung der digitalen Agenda eines Museums bzw. Unterstützung der digitalen Transformation
  • Verbesserung der Personalentwicklung und des Bewerbermanagements zur effizienten Besetzung von offenen Stellen

Ausstellungsmanagement

Das Ausstellungsmanagement ist für Planung und Organisation bzw. Koordinierung von Ausstellungen verantwortlich. Dazu gehören folgende Tätigkeitsbereiche:

  • Erstellung von Kosten- und Finanzierungsplänen als Bestandteil des Wirtschaftsplans
  • Einhaltung und Überwachung von Zeit- und Budgetgrenzen
  • Planung von Ausstellungen unter Berücksichtigung aller internen und externen Projektbeteiligten
  • Verantwortung für die Durchführung der Ausstellung hinsichtlich Qualität, Kosten und Erfolg

Das bieten wir:

  • 360° Sicht auf aktuelle und geplante Ausstellungen mit Detailsicht auf Abteilungen, Mitarbeiter, Ressourcen, Kosten und Finanzierung
  • Übersicht zum Auslastungsgrad der benötigten Mitarbeiter für die jeweilige Ausstellung oder auch für ein Ausstellungsportfolio
  • Schnelle Verfügbarkeitsprüfung der Mitarbeiter nach den hinterlegten Kompetenzen bzw. Qualifikationsprofilen
  • Effiziente Prüfung der Verfügbarkeit von weiteren Ressourcen, wie z.B. Materialien, Inventargegenstände und Räumen
  • Termingerechte Reservierung und Zuordnung der Mitarbeiter und weiteren Ressourcen zu der Ausstellung
  • Einfache Erstellung von Kosten- und Finanzierungsplänen

Veranstaltungsmanagement

Das Veranstaltungsmanagement ist eine Ergänzung zum Ausstellungsmanagement und hat ebenso Projektcharakter. Es beinhaltet u.a.

  • die Entwicklung und Organisation von Veranstaltungsformaten
  • die Planung und Umsetzung von Veranstaltungen mit Einbeziehung interner und externer Projektbeteiligter
  • es trägt die Verantwortung für die Durchführung der Veranstaltung hinsichtlich Qualität, Kosten und Erfolg

Das bieten wir:

  • 360 C Sicht auf aktuelle und geplante Veranstaltungen, wie auch auf Mitarbeiter, Ressourcen, Kosten und deren Finanzierung
  • Übersicht zum Auslastungsgrad der benötigten Mitarbeiter bzw. Ressourcen für die jeweilige Veranstaltung
  • Schnelle Verfügbarkeitsprüfung der Mitarbeiter nach den hinterlegten Kompetenzen bzw. Qualifikationsprofilen
  • Effiziente Prüfung der Verfügbarkeit von weiteren Ressourcen, wie Materialien, Inventargegenstände, Räume
  • Termingerechte Reservierung und Zuordnung der Mitarbeiter und weiteren Ressourcen zu der Veranstaltung
  • Einfache Erstellung von Kosten- und Finanzierungsplänen

Fundraising

Das Fundraising ist elementar für die Finanzierung von Museen und umfasst die Verwaltung aller Drittmittel, Spenden und desgleichen. Die zentrale Aufgabe ist die Kontaktpflege zu den Förderern, dem Freundeskreis, Geldgebern bzw. Spendern im Allgemeinen. Es beinhaltet folgende Tätigkeitsbereiche:

  • das Einwerben von Drittmitteln
  • Verwaltung der Mitglieder des Fördervereins sowie der Freunde des Museums
  • Initiierung von Aktionen jeglicher Art wie z.B. Spendenaufrufe, Akquirierung von Nachlässen
  • Erstellung des Verwendungsnachweises bei Erhalt von öffentlichen Mitteln
  • Ausstellung von Spendenbescheinigungen
  • Pflege der Kontakte

Das bieten wir:

  • 360° Sicht zu den benötigten Mitteln bzw. Finanzierungen
  • Detaillierts Fundraising-Reporting zur Analyse des Mittelflusses
  • Verwaltung der Mitglieder, Freunde, Geldgeber bzw. Spender
  • Unterstützung von Aktionen
  • Erstellung von Serienbriefen und Spendenbescheinigungen

Gebäudemanagement

Der Museumsbetrieb findet innerhalb der Museumsgebäude und u.U. in Außenbereichen statt. Sämtliche Flächen und deren Ausstattung werden vom Gebäudemanagement, wozu auch die Haustechnik gehört, verwaltet. Dazu gehört u.a.

  • die Überwachung von haus- und sicherheitstechnischen Wartungs- und Reparaturarbeiten
  • Planung und Überwachung von Gebäudeerweiterungen
  • sowie die Einplanung von internem und externem Personal im Rahmen der Service-Steuerung

Was bieten wir:

  • 360° Sicht über Gebäude, Räume, Flächen und des Inventars
  • Überwachung von Instandhaltungs- und Kontrollterminen, wie z.B. Wartungs- und TÜV-Termine
  • Erzeugung von Bedarfsmeldungen an den Einkauf
  • Termingerechte Planung sämtlicher (Service-) Arbeiten mit und ohne Projektcharakter
  • Mobile Einbindung der Servicetechniker z.B. übe das Smartphone
  • Zeitnahe Rückmeldung des Arbeitsfortschritts

Finanz- und Anlagenbuchhaltung – Haushalt

Die Finanz- bzw. Haushaltsabteilung zeichnet sich dadurch aus, dass die Finanzströme hier zusammenlaufen. Da diese Abläufe immer komplexer werden, wird hier eine Lösung benötigt, die sich einfach auf die sich verändernden Rahmenbedingungen anpassen lässt. Des Weiteren müssen die komplexen Prozesse unterstützt und vereinfacht werden, damit das Tagesgeschäft mit Leichtigkeit bewältigt werden kann.  Dies beinhaltet:

  • Erstellung des Wirtschafts- bzw. Finanzierungsplans sowie der Jahresabschlüsse
  • Verbuchung aller kaufmännischen Vorgänge in der Finanz- und Anlagenbuchhaltung
  • Inventarisierung der Exponate
  • Abwicklung des Zahlungsverkehrs

Das bieten wir:

  • 360° Sicht über die Finanzen und den Haushalt
  • Testierte Finanzbuchhaltungssoftware
  • Flexible Steuerung der Buchungen über Kontierungsregeln
  • Einfache Zahlungsabwicklung
  • Integriertes Dokumentenarchiv
  • einfach zu erstellende Monats-, Quartal- und Jahres-Abschlüsse
  • Erstellung des Wirtschaftsplans unter Beachtung der Kosten- und Finanzierungspläne
  • Wenn erforderlich, übernimmt sie die Aufgaben der Mittelbewirtschaftung
  • Für die Vereinfachung der Prozesse stellen wir einen voll integrierten Workflow bereit. Über ihn erfolgt die Steuerung der unterschiedlichen Sachverhalte mit Aufgabenzuordnung, für die jeweiligen Fachbereiche.
  • Anbindung von Kassensystemen z.B. im Museums-Eingangsbereiches mittels Schnittstellen

Controlling mit Kosten- und Leistungsrechnung

Das Controlling ist das Bindeglied zur Museumsleitung und stellt alle erforderlichen Informationen, die für die strategische bzw. operative Planung und Steuerung notwendig sind, zur Verfügung. Dabei spielt die sachgerechte Aufbereitung von Daten eine wichtige Rolle. Dieser Bereich beinhaltet folgende Aufgaben:

  • Datenanalyse und Datenaufbereitung für die operative und strategische Planung bzw. Steuerung
  • Aufbau und Ermittlung von Kennzahlen
  • Fristgerechte Erstellung von Reports und Dashboards
  • Ermittlung von Kostentreibern, benötigter Finanzmittel und der Rentabilität
  • Versorgung der jeweiligen Bereiche mit Controlling-Informationen

Das bieten wir:

  • 360° Sicht über den Museumsbetrieb
  • Dashboards mit KPI´s
  • Standard- und Individualreports
  • Aktuelle Übersicht zu Einnahmen, Ausgaben und Margen
  • Datenanalyse und Aufbereitung für das Reporting und die Planung
  • Monats- und Quartalscontrolling
  • Profit-Center- bzw. Kosten- und Leistungsrechnung

Personalwesen

Die große Kunst ist es, das geeignete Personal auszuwählen und entsprechend den Qualifikationen einzusetzen.  Ebenso spielt die Personalentwicklung eine große Rolle, um so neue Qualifikationsstandards zu erfüllen und Personal zu halten. Im Personalwesen findet man folgende Aufgabenbereiche:

  • Personalplanung
  • Personalbeschaffung
  • Personalverwaltung
  • Personalentwicklung
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung

Was bieten wir:

  • 360° Sicht über alle Personalbereiche
  • Hinterlegung aller relevanten Informationen zur Einstufung, Qualifikation, Arbeitszeiten
  • Übersicht über alle Informationen, die rund um den Mitarbeiter erforderlich sind
  • Überwachung von Fristen und Ereignissen z.B. bei Probezeitende, Jubiläum, Elternzeit, Jahresgespräche
  • Abwesenheitsverwaltung für Urlaube, Krankheit, Elternzeit etc.
  • Reisekostenabrechnung
  • Elektronische Personalakte
  • Schnittstelle zu Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen

IT und Datenschutz

Die IT spielt im Museumsbetrieb eine zentrale Rolle. Sie stellt die notwendige IT-Infrastruktur incl. Personal zur Verfügung. Ohne IT keine Digitalisierung. Das eingesetzten ERP-System bildet dabei die Grundlage im digitalen Transformationsprozess. Ob es incl. Datenhaltung im eigenen Ause betrieben wird oder in einem externen Rechenzentrum bzw. in der Cloud ist eine strategische Entscheidung, die mit der Museumsteilung getroffen wird. Zu den Aufgaben der IT gehören u.a.:

  • Planung und Betrieb der internen oder externen IT
  • Einbindung von externen Partnern und Plattformen (z.B. im Bereich des Zahlungsverkehrs)
  • Bereitstellung der nötigen IT-Infrastruktur
  • Umsetzung von Zugangs- und Berechtigungskonzepten
  • Gewährleistung der Datensicherheit
  • Einhaltung der Datenschutzrichtlinien

Das bieten wir:

  • Rollenbezogene Zugriffssteuerung
  • Anbindung an Active Directory
  • Betreiben der Lösung als „on Premise“ oder in der „Cloud“
  • Projektbezogene Solution-Architektur, Sizing
  • Softwaretechnische Erweiterungen
  • Anbindung an andere Systeme per Schnittstellen zu:
    • Dokumentenmanagementsystemen
    • Kassensystemen
    • Besuchsinformationssystemen
    • Lohn- und Gehaltsabrechnung
    • Zugangskontrollen
    • Kommt-/Geht-Zeiterfassung
    • Web-Shops

Beschaffung sowie Lager und Logistik

Der Beschaffungsprozess in Museen wird immer komplexer und ist durch viele Standards geprägt.  Die Nutzung von Workflows soll sicherstellen, dass alle Vorgaben bzw. Richtlinien eingehalten werden. Ebenso sollen die jeweiligen Fachleute bzw. Fachabteilungen in den Workflow-Prozess eingebunden werden. Durch die Integration mit der Disposition soll der Einkauf Artikel und Dienstleistungen termin- und bedarfsgerecht beschaffen. Ebenso müssen Konditionen, Vertragsbedingungen und ggf. Qualitätsstandards in den Dispositions- und Beschaffungsprozess mit einfließen. Dieser Bereich beinhaltet u.a. folgende Aufgaben:

  • Lieferanten- und Artikelmanagement
  • Verwaltung der Konditionen und Verträgen
  • Einzelbestellungen, Rahmenvereinbarungen und Abrufe
  • Disposition
  • Lagerung bzw. Bewirtschaftung

Das bieten wir:

  • 360° Sicht auf den Beschaffungsprozess
  • Workflow-Integration zur Verbesserung der Liefertreue und der Bestandsführung
  • Fristenüberwachung bei Lieferterminen und Vertragslaufzeiten
  • Automatische und ereignisorientierte Disposition
  • Lieferantenbewertung
  • Digitale Anbindung von Lieferanten und Spediteuren
  • Lagerbewirtschaftung nach unterschiedlichen Methoden
  • Integration des Wareneingangs
  • Unterstützung der Inventur

Verkauf

Der wirtschaftliche Erfolg von Museen wird erheblich über die Einnahmenseite erreicht. Dazu gehört der Vorverkauf von Eintrittskarten, Führungen und alles Weitere was gegen Ausgangsrechnungen verkauft wird. Deshalb ist es so wichtig, dass Ausgangsrechnungen erstellt und danach automatisch in der Finanzbuchhaltung verbucht werden können. Im Verkauf findet man folgende Aufgabenbereiche:

  • Kundenmanagement
  • Artikelverwaltung
  • Pflege von Preislisten und Konditionen

Das bieten wir:

  • 360° Sicht auf den Verkaufsprozess
  • Reportings in verschiedenen Detaillierungsgraden
  • Dashboards mit KPI´s
  • Einfache Erstellung der Ausgangsrechnungen
  • Lieferschein-Erstellung bei Warenversand
  • Fristenüberwachung bei Angebotsterminen und Vertragslaufzeiten
  • Einbindung von Kassensystemen, POS und ggf. von Besucher-Informationssystemen
Greenlight Consulting Michael Wockenfuß - Ansprechpartner für Unit4 ERP
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Michael Wockenfuß

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    ERP

    Highlights der
    Museen

    Überblick
    360°-Sichtbarkeit und Kontrolle über alle Prozesse und Arbeitsbereiche eines NFP
    Ressourcenübersicht
    Integrierte Ressourcen- und Skill-Verwaltung als Grundlage für die Projektplanung und Personalentwicklung
    Workflow
    Beschleunigung der Arbeits- und Freigabeprozesse mittels Workflow
    Mitgliederverwaltung
    Mitgliederverwaltung für Freunde und Förderer
    Fundraising
    Gesamtheitliche Unterstützung im Fundraising
    Prozessdarstellung
    Abbildung des gesamten Planungsprozesses wie z.B. bei der Erstellung von Wirtschafts- und Kostenfinanzierungsplänen

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