Retrospektiven bieten eine großartige Möglichkeit zur Verbesserung der Zusammenarbeit. In diesem Artikel betrachten wir den Ablauf einer solchen Retrospektive.
Bei Retrospektiven handelt es sich um ein wichtiges Element im Scrum Prozess. Sie finden am Ende eines Sprints statt und dienen dem gesamten Scrum Team zur Reflexion der letzten Iteration. Wenn Sie generell mehr zu Scrum und der Agilität im Allgemeinen wissen wollen, dann schauen Sie doch hier:
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Wie der Name schon sagt, handelt es sich um einen Rückblick. Das Team betrachtet dabei den letzten Sprint. Wenn ein Sprint also vier Wochen lang ist, sollte immer am Ende des Sprints eine Retrospektive eingeplant werden. Bei diesem Meeting handelt es sich vor allem um eine Betrachtung der Prozesse, der Herausforderungen und der Beziehungen, welche das Team im letzten Sprint bewegt haben. Mit den Ergebnissen der Retrospektive kann sich das Team als Ganzes weiterentwickeln. Aber auch einzelne Teilnehmer haben die Möglichkeit, hier für sich eine Weiterentwicklung anzustreben. Daher ist die Retrospektive auch für alle Teilnehmenden, sowie das Unternehmen, in dem die Retrospektive stattfindet, ein solch wichtiges Element. Wird sie verschoben oder gar abgesagt, entgeht allen Stakeholdern eine wichtige Chance für zukünftige erfolgreichere Sprints.
Wer noch nie selbst eine solche Retrospektive durchgeführt hat oder vielleicht noch nicht einmal an einer teilgenommen hat, fühlt sich unter Umständen etwas überfordert, selbst eine durchzuführen. Gerade als neuer Scrum Master, kann die Organisation der ersten Retrospektive für ein Team geradezu einschüchternd wirken. Doch für Retrospektiven in der agilen Welt gibt es Modelle, derer man sich bedienen kann, um hier gute und effektive Retrospektiven zu organisieren und dem Team damit einen möglichst großen Mehrwert zu bringen.
Die Phasen einer Retrospektive
Eine Retrospektive kann man in fünf Phasen einteilen, die im Folgenden besprochen werden. Wenn man sich dieser Phasen bedient, kann man eine Retrospektive gut strukturieren und dadurch auch entsprechende Ergebnisse erzielen. Fehlt einer Retrospektive die Struktur, sind die Ergebnisse, sofern überhaupt welche erzielt werden, oft nicht zufriedenstellend oder generieren keinen Mehrwert für die Teilnehmer.
1.Rahmenbedingungen schaffen
In dieser ersten Phase darf das Team erst einmal ankommen. Hier empfiehlt sich ein kleiner Eisbrecher, ein kurzes Spiel oder ein kurzer Check-In, wie es den Teilnehmern geht. Dies sollte locker und angenehm gestaltet sein, da es die Grundstimmung für das gesamte folgende Meeting setzt. Das Team kann sich noch besser kennenlernen und Vertrauen schaffen.
2. Informationen sammeln
Wie der Name schon besagt, werden hier Informationen gesammelt. Es wird zurückgeschaut und einmal alles gesammelt, was dem Team für dieses Meeting an Themen wichtig ist. Dabei darf das Team nicht nur negative Aspekte, wie Herausforderungen oder Meinungsverschiedenheiten einbringen. Sicherlich sind in der letzten Iteration auch Dinge besonders gut gelaufen. Der Scrum Master kann hier darauf hinweisen, dass auch positive Aspekte gesammelt werden können.
3. Erkenntnisse entwickeln
Das Team analysiert die Themen, die in der vorherigen Phase gefunden wurden. Wichtig ist es, Ursachen zu identifizieren und nicht nur oberflächlich über Themen zu sprechen. In dieser Phase sollte der Scrum Master besonders darauf achten, nicht direkt zum Lösen der gefundenen Herausforderungen überzugehen. Stattdessen wird das Verständnis des ganzen Teams für die Herausforderungen geschaffen, die vorher gefunden wurden. Oft wollen Teams direkt ins Lösungsdenken überzugehen, bevor alle das gleiche Verständnis haben. Dann kann es dazu kommen, dass über die Lösungen große Uneinigkeit herrscht, da die Lösungen gar nicht für die gleichen Probleme gedacht sind. Daher sollte dieser Schritt nicht vernachlässigt oder gar übersprungen werden.
4. Entscheiden was zu tun ist
Nun darf endlich die Lösung der gefundenen Herausforderungen angegangen werden. Nachdem inzwischen bei allen Teammitgliedern Klarheit darüber herrscht, wie diese Herausforderungen aussehen, können als nächstes gemeinsame Lösungen erarbeitet werden. Eine der Kernaufgaben einer Retrospektive ist es, umsetzbare, am besten mit Deadlines versehene to Do`s aus einer Retrospektive, herauszufiltern. Dies geschieht in der vierten Phase einer Retrospektive. In der Praxis hat sich gezeigt, dass es Sinn macht, Themenpaten für die gefundenen to Do`s zu suchen. Themenpate sollte nicht immer der Scrum Master sein. Die Aufgabe des Scrum Masters ist es, nach der Retrospektive, die Themenpaten und das Team bei der Umsetzung zu unterstützen, und nicht die Lösung aller Themen selbst durchzuführen.
5. Schluss
Hier kann nochmal mit einem kleinen Feedback oder Blitzlicht abgeschlossen werden. Mitgenommene to Do`s und Folgemaßnahmen sollten unbedingt dokumentiert und am besten für das ganze Team ersichtlich aufbewahrt werden. In der nächsten Retrospektive kann dann hierauf wieder Bezug genommen werden.
Noch ein letzter Tipp zu einem Thema, das gerne übersehen wird, da es streng genommen, nicht unbedingt Teil der Retrospektive sein muss (es aber sein sollte). Am Schluss einer guten und erfolgreichen Retrospektive sollte immer der Platz für Feedback stehen. Hierfür sollte der Scrum Master im Voraus nicht nur genug Zeit einplanen, sondern auch durch Time-Boxing während der Retrospektive dafür sorgen, dass diese Zeit am Schluss auch zur Verfügung steht. Bei diesem abschließenden Feedback sollte der Scrum Master sich spezifische Rückmeldungen von seinem Team holen, wie dieses die Retrospektive empfunden hat. Was lief besonders gut, wo finden sich eventuelle Verbesserungsmöglichkeiten? Dies sollte das Team gefragt werden, am besten mit verschiedenen Feedbacktools. Es empfiehlt sich hin und wieder auch einmal dem Team die Möglichkeit zu geben, Feedback zur Retrospektive auch anonym abzugeben. Ist ein Teammitglied schüchterner, ruhiger oder möchte auch einmal Kritik äußern, fällt dies manchen Teammitgliedern eventuell leichter, dies anonym zu tun. Zwar versucht man in den Retrospektiven immer eine solche Atmosphäre zu schaffen, dass jeder Teilnehmer sich dabei wohlfühlen sollte, aber natürlich gelingt dies nicht immer und es entspricht auch nicht unbedingt jedem Teilnehmer, Feedback direkt zu äußern. Deswegen kann es Sinn machen, bei Retrospektiven verschiedene Feedbacktools zu verwenden. So hat auch der Scrum Master die Möglichkeit, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln, Neues zu lernen und seinem Team die bestmögliche Unterstützung zu bieten.
Retrospektiven sind unerlässlich für die dauerhafte Weiterentwicklung eines agilen Teams. Sie sollten nicht ausfallen und nicht vernachlässigt werden, um eine dauerhafte Weiterentwicklung des Teams und seiner Mitglieder zu garantieren. Wird die Retrospektive gut vorbereitet und erfolgreich durchgeführt, bemerkt das Team seine Selbstwirksamkeit und es schafft Vertrauen dem agilen Prozess gegenüber. Alle im Team sollen und dürfen sich hier weiterentwickeln und dazulernen. Auch der Scrum Master kann viel für seine zukünftigen Retrospektiven und seine Zusammenarbeit mit dem Team während des Sprints mitnehmen. Obwohl sie für den neuen Scrum Master manchmal etwas einschüchternd wirkt, ist es eigentlich mit etwas Vorbereitung gar nicht so schwer, eine erfolgreiche Retrospektive durchzuführen. Eine Retrospektive, die aus allen fünf Phasen besteht und vorzugsweise noch eine Möglichkeit für Feedback beinhaltet, enthält alle wichtigen Elemente für eine erfolgreiche Retrospektive. Obwohl sie am Ende des Sprints stattfindet, ist sie ein wichtiger Bestandteil des agilen Prozesses, der, wenn sie richtig durchgeführt wird, enormen Mehrwert für das Team und das Unternehmen als Ganzes schaffen kann. Wenn Sie erfahrene Scrum Master und agile Coaches für Ihre Projekte suchen, dann können Sie diese bei der Greenlight Consulting GmbH finden. Diese können Sie bei der Durchführung von erfolgreichen, kreativen und effektiven Retrospektiven unterstützen. Kontaktieren Sie uns dazu gerne unter office@greenlight-consulting.com.
