Offensichtlich eine rhetorische Frage: Professionelles Projektreporting schafft Transparenz über den Projektverlauf und zeigt auf Managementebene iterativ die wesentlichen Statusinformationen und Entscheidungsbedarfe. Auf Arbeitsebene sind Detailinformationen und Tasktracking gefragt, die die Basis für die aggregierten Managementinformationen und das Meilensteintracking darstellen.
Daher ist es unerlässlich, zu Projektbeginn Reportinginhalte und -intervalle individuell mit den Leistungserbringern und Berichtsempfängern festzulegen.
Dabei gilt: Die wesentlichen Informationen sind prägnant und übersichtlich in Form eines standardisierten Projektreportings zu zeigen. Der Umfang richtet sich nach der Komplexität des Projektes. Zu ergänzen sind im Projektverlauf jeweils individuelle Themenpunkte, abhängig von der aktuellen Projektsituation.
Basis-Bausteine:
Individuelle Bausteine:
- Projektorganisation, Rollen und Ihre Aufgaben, Spielregeln (v.a. zu Projektbeginn)
- Wertbeitrag / Business Value je Team / Thema inkl. Umsetzungsgrad
- Detaillierte Risikosichten (v.a. bei komplexeren Projekten)
- Ressourcenplanung bzw. -konflikte (v.a. bei Projekten in funktional ausgerichteten Organisationen und für knappe Ressourcen, oftmals in der IT)
- Themenspezifische Entscheidungsvorlagen (Situation, Pro’s, Con’s, Alternativen, Projektempfehlung)
- Earned Value (Management)
Das Earned Value Management (EVM) ist eine Controlling-Methode, bei der mit Hilfe von Plan- und Ist-Daten Kennzahlen berechnet werden, die den Projektfortschritt hinsichtlich Kosten, Zeit und Leistungsumfang transparent machen. Wichtigste Berechnungsgrundlage der Kennzahlen ist der sog. Earned Value (dt.: Wert des aktuellen Fertigstellungsgrades), der eine pekuniäre Bewertung des Projektfortschritts aller einzelnen Arbeitspakete darstellt. Die Summe der geplanten Aufwände zu einem geplanten Stichtag wird den zu diesem Zeitpunkt erbrachten Leistungen gegenübergestellt. Somit wird der Projektfortschritt sowohl zeitlich, als auch kostenseitig bewertet.
EVM setzt eine detaillierte Projektplanung voraus und macht ein konsequentes Projektcontrolling mit entsprechendem administrativen Aufwand notwendig. Damit empfiehlt sich EVM für komplexere Projekte und wird Gegenstand eines separaten Blogs.
Ein solches stringentes fortgeschriebenes Reporting erhöht die Verbindlichkeit bei allen Beteiligten und ist ein wesentliches Instrument für die Projektsteuerung und die Selbstkontrolle im Projekt.
Für agile Projekte empfiehlt sich nach unserer Erfahrung ein vergleichbarer Projektreporting-Ansatz, der sicherstellt, dass neben den Sprint-Ergebnissen die Gesamtzielsetzung des Projektes und wesentliche Anforderungen – beispielsweise auf Basis einer quartalsweisen Scope-Planung – nicht aus dem Fokus geraten.
Tools
Vorhandene Planungs- und Reportingbausteine aus Projekttools und insbesondere aus dedizierter Projektmanagement-Software sollten grundsätzlich genutzt werden. Voraussetzung ist, dass die Tools professionell eingeführt wurden und konsequent Anwendung durch geschulte Anwender finden, damit die Software entsprechend verlässliche Aussagen liefert.
Ohne ein bestehendes Projekttool können mit entsprechend höherem administrativen Aufwand ebenfalls professionelle Projektreports mit den MS Office Tools aufgebaut und verwendet werden. Dabei kommt bei greenlight immer öfter Business Intelligence – Software zur Erhebung und Aggregation der Kennzahlen zum Einsatz. Mit Hilfe eines projektspezifischen Datenmodells können große Mengen an Basisdaten (Kostenbuchungen, Maßnahmenlisten, etc.) regelmäßig automatisch verarbeitet und ausgewertet werden.
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