Der Druck auf Unternehmen, Prozesse effizienter und schneller zu gestalten, nimmt immer weiter zu. Digitalisierung bietet Unternehmen viele Möglichkeiten ihre Wettbewerbsfähigkeit signifikant zu steigern. Auf dem Weg dorthin sind jedoch viele Herausforderungen zu bewältigen. Wir haben uns gefragt: „Wie wichtig ist Projektportfoliomanagement in der Industrie 4.0?“ und „Was sind die Grundpfeiler für ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement?“. Unter dem Begriff Industrie 4.0 versteht man laut dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie:
„Die intelligente Vernetzung von Maschinen und Abläufen in der Industrie mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechnologie“ oder „Industrie 4.0 bedeutet, die Produktivität auf Grundlage von qualitativen Daten zu steigern.“
In der Industrie werden Produktionsbereiche standortübergreifend vernetzt und dabei werden riesige Datenmengen erzeugt, ausgetauscht und in der Cloud oder lokal gesammelt. Industrieunternehmen starten oft eine Vielzahl unterschiedlicher Digitalisierungsprojekte gleichzeitig, von denen sie sich zum Beispiel mehr Umsatz, höhere Deckungsbeiträge, verkürzte Durchlaufzeiten oder die Erschließung neuer Märkte erhoffen.
Die Praxis sieht jedoch meist anders aus: Die geplanten Initiativen erreichen nicht das vollumfängliche Verbesserungspotenzial oder es wird an zu vielen Projekten gleichzeitig gearbeitet und dadurch die Digitalisierung eher entschleunigt. Oft fehlen eine übergreifende Strategie und Steuerung zur Einführung verschiedener Digitalisierungsmaßnahmen sowie die Vernetzung und Berücksichtigung der individuellen Anforderungen. Zudem besteht die Gefahr, dass Digitalisierungsprojekte mangels klarer Priorisierung neben der Linienarbeit verlaufen und somit die Akzeptanz sowie die Umsetzung an sich darunter leiden. Das Unternehmen an zu vielen Projekten gleichzeitig arbeiten, erkennt man vor allem an zwei Indikatoren:
- Projekte dauern sehr viel länger als geplant
- Laufende Projekte werden ausgesetzt oder vor Erreichen des Projektzieles beendet
Die Gründe dafür können sehr unterschiedlich sein, jedoch sind folgende vier Ausprägungen oft vorzufinden:
- Mangelnde Transparenz
- Ressourcenmangel
- Fehlendes Big Picture
- Fehlen einer priorisierten Roadmap
Mangelnde Transparenz
Zur Steuerung von Projekten wird eine hohe Transparenz im Projektportfolio benötigt. Für jedes Projekt sollte zumindest ein Steckbrief mit den wichtigsten Eckdaten vorhanden sein, der Fragen wie „Wie groß ist das Projekt?, Welche Mitarbeiter sind in welchem Projekt verplant und wann werden sie benötigt?, Wann wird das Projekt fertig?, Welche Schnittstellen werden benötigt und wo erfolgt die Speicherung der Daten?“ beantwortet. Um die Struktur und Umfang der Projekte einschätzen zu können, ist eine detaillierte Projektübersicht unbedingt notwendig. Es ist daher empfehlenswert bei einer Vielzahl an Projekten eine Projektportfoliomanagement Software einzusetzen, da so Koordination, Transparenz und Kontrolle erleichtert werden kann.
Ressourcenmangel
Werden Arbeitspakete aus Ressourcenmangel oder aufgrund von allgemeinen Kapazitätsengpässen nur langsam abgearbeitet, ist dies ein wesentlicher Indikator für mangelndes Ressourcenmanagement. Erfolgreiche Ressourcenplanung setzt Prioritäten und legt klar fest, welche Mitarbeiter für welches Projekt benötigt werden. Damit kann bei der Projektplanung und -steuerung einfach geklärt werden, ob überhaupt genügend Mitarbeiter für alle Projekte zur Verfügung stehen.
Fehlendes Big Picture
In vielen Unternehmen ist unklar, welche Projekte umgesetzt werden sollten, um das Unternehmen in die richtige Richtung zu lenken. Projekte müssen zur Strategie und Vision des Unternehmens passen und dementsprechend priorisiert werden. Liefern Projekte keinen wirtschaftlichen Mehrwert oder sind diese nur schwer umsetzbar, werden sie entweder zurückgestellt oder abgelehnt. Für die Motivation der Projektmitarbeiter hilft bei langfristigen Projekten, dass sogenannte Quick-Wins generiert werden. Denn kleinere Projekte, welche „schnell“ realisiert werden, können positive Auswirkungen auf die Belegschaft haben.
Priorisierte Roadmap
Gibt es keinen fundierten Entscheidungsprozess im Unternehmen, besteht die Gefahr, dass Projektleiter alle Projekte gleichzeitig umsetzen wollen. Eine geeignete Reihenfolge sollte mittels Potenzialbewertung, im Rahmen von Kosten, Qualität und Zeit bestimmt werden – selbstverständlich unter Berücksichtigung der Punkte 1, 2 und 3. Die Erstellung einer zukunftsfähigen agilen Roadmap ist die Basis für die erfolgreiche Umsetzung von Digitalisierungsprojekten und somit maßgeblich.
In diesem Sinne stellt sich abschließend die entscheidende Frage:
„Wie viele Projekte kann ein Unternehmen gleichzeitig durchführen, ohne dabei die Unternehmensentwicklung zu verlangsamen?“
