Zeit sparen im Projektcontrolling - Power BI - Greenlight Consulting

9. September 2020

Kleine Lösungen mit Power BI selber „bauen“ – große Lösungen mit Greenlight konzipieren und umsetzen!

Jeder, der im Dienstleistungssektor für Kunden tätig ist, kennt das Szenario: Sie schreiben ein Angebot und rechnen die Aufträge in Teilschritten nach Aufwand oder nach Abnahme zum Festpreis ab. Entsprechend Ihrer Arbeit buchen Ihre Mitarbeiter die fakturierbaren und nicht fakturierbaren Stunden auf projektspezifische Kontierungselemente. Darüber hinaus beschaffen Sie projektbezogene Materialien.

In der Regel stellen sich der Projekt- und Kundenbetreuer jeden Monat die folgenden Fragen:

  • Sind die Angebote beauftragt?
  • In welchem Umfang sind die Aufträge an den Kunden bereits abgerechnet und wieviel Restbudget ist noch verfügbar?
  • Ist der aktuelle Forecast für die verbleibenden Projektaufwände über das Restbudget abgedeckt?
  • Wie viele Stunden und Materialien stellen wir dem Kunden für den abgelaufenen Monat in Rechnung?
  • Sind bereits alle Buchungen für den Monat erfolgt?
  • Wie hoch ist die Auslastung meiner Ressourcen in dem jeweiligen Projekt?

Oft werden diese einfachen Fragestellungen durch mehrere voneinander unabhängige Tätigkeiten und Tools mit manuellem Aufwand jeden Monat erneut beantwortet. Eine Routine, die für manche Menschen mühelos zu ihrem Arbeitsalltag gehört und wiederum für andere Menschen als unliebsam und zeitaufwendig erachten.

In beiden Fällen handelt es sich um unproduktiv verbrauchte Zeit, die zum Zusammenstellen von Informationen statt zum Arbeiten mit den Informationen führt.

Wird zu Beginn auf eine schlanke Lösung ohne Konnektoren zu datenhaltenden Systemen oder auf Features wie eine Berichtsverteilung und Aufrufmöglichkeiten für Berichtsempfänger im Reportingtool verzichtet, ist für die Umsetzung mit Power BI von Microsoft kein Invest von Finanzmitteln und IT-Ressourcen notwendig. Die Desktop-Anwendung wird auf dem Client des Benutzers installiert. Durch diese Anwendung haben die Benutzer vollumfängliche Möglichkeiten zur Einbindung der benötigten Datenquellen, zur Erstellung eines einfachen Datenmodells sowie zur Generierung der Berichte und Visualisierungen, die mit regelmäßig aktualisierten Daten immer aktuell sind:

 

Report I: Projektübersicht – Beauftragungsstatus, Abrechnungsstand & Restbudget

Projektübersicht - Beauftragungsstatus

 

Report II: Stundenbasierte Ist- und Budgetübersicht nach Projektstrukturelementen

Stundenbasierte Ist- und Budgetübersicht

 

Report III: Stundenbasiertes Projektbudget & Forecast

Projektbudget & Forecast

 

Report IV: Fakturierbare Stundenbuchungen zum auftragsspezifischen Kundenpreis je Ressource

Fakturierbare Stundenbuchungen

 

Report V: Klassifizierung der Stunden je Mitarbeiter nach Aktivitäten & Produktivitätsbetrachtung

Produktivitätsbetrachtung

 

Für umfangreichere Lösungen steht Ihnen die Greenlight Consulting GmbH als Partner zur Seite. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir Ihre individuelle Reporting-Lösung mit MS Power BI oder einer Finanzplanungslösung mit Unit4 FP&A.

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