Event ist nicht gleich Event. Egal ob Weihnachtsfeier, Tagung oder Podiumsdiskussion, die Qualität des Moderators ist oft ausschlaggebend für die Stimmung während einer Veranstaltung. Aus diesem Grund gibt es hier ein paar Tipps und Tricks, für ein gelungenes Event.
Vor der Veranstaltung
Die Vorbereitung eines Events ist das A & O für eine gute Moderation. Schon hier ist es notwendig als Moderator ein paar Punkte zu beachten, um eine reibungslose und gelungene Veranstaltung zu garantieren.
1. Absprachen mit dem Auftraggeber
Zuerst ist es wichtig, sich mit dem Auftraggeber abzustimmen. Jede Veranstaltung ist unterschiedlich, auch wenn es sich im Grunde um dasselbe Thema handelt. Wichtige Fragen, die im Vorfeld beantwortet werden sollten, sind:
- Wie soll die Veranstaltung ablaufen? Gibt es bereits eine Agenda, die den zeitlichen Ablauf regelt?
- Wie sehen die Rahmenbedingungen aus? Hierzu gehören zum Beispiel die Räumlichkeiten, das Umfeld und die technischen Hilfsmittel.
- Welche inhaltlichen Aspekte sind besonders wichtig? Worauf soll der Fokus liegen und was kann kurzgehalten werden?
- Welches Ziel verfolgt die Veranstaltung?
In den meisten Fällen kommen die Agenda und der dazugehörige Zeitplan bereits vom Auftraggeber. Diese dienen als Grundgerüst der Veranstaltung, an der sich der Moderator entlanghangeln sollte. Sobald die oben genannten Fragen geklärt sind, kann der Moderator mit seinen weiteren Vorbereitungen beginnen.
2. Zielgruppe beachten
Die Teilnehmer sind bei Veranstaltungen ein wichtiger Aspekt, der berücksichtigt werden muss. Es ist erforderlich die anwesende Zielgruppe zu kennen und sich entsprechend auf sie einzustellen, auch inhaltlich kann es hier zu erheblichen Unterschieden kommen. Verschiedene Zielgruppen haben verschiedene Ansprüche an eine Veranstaltung und darauf sollte ein Moderator achten. Vor allem bei Gruppen, deren Teilnehmer sich untereinander nicht kennen, sollte zum Beispiel eine kurze Kennenlernphase eingeplant werden. Auch kann der Moderator die Stimmung der Veranstaltung den Teilnehmer anpassen. Ob ein witziger Kommentar angebracht ist oder nicht, ist immer auch von den Teilnehmern und der Veranstaltung abhängig. Oft kann es hier zu unpassenden und unangenehmen Situationen kommen. Meistens kristallisiert sich erst im Laufe der Veranstaltung heraus, wie gut die Gruppe zusammenarbeitet und wie die Stimmung ist. Trotzdem sollte sich der Moderator schon im Vorhinein Gedanken machen und sein Konzept entsprechend anpassen.
3. Inhalt vorbereiten
Der wichtigste Punkt, der zu den Vorbereitungen gehört, ist natürlich die inhaltliche Gestaltung des Events. Hierzu gehören auch die bereits genannten Punkte, denn der Inhalt einer Veranstaltung stützt sich auf die Vorgaben des Veranstalters und die Zielgruppe. Wichtig ist hierbei, jederzeit offen und unvoreingenommen zu bleiben. Man sollte einem Thema immer neutral gegenüberstehen, denn nur so kann man sich sowohl fachlich als auch persönlich weiterbilden. Ein Moderator sollte sich umfassend mit dem Thema befassen, damit die Veranstaltung interessant gestaltet und alle Fragen beantwortet werden können.
Während der Veranstaltung
Die Vorbereitungen für eine Veranstaltung sind ein wichtiger Teil der Arbeit eines Moderators, doch die eigentliche Herausforderung liegt in der Durchführung der Veranstaltung. Es gibt daher auch einige Tipps und Tricks, die ein Moderator während des Events beachten sollte, um eine gute Figur anzugeben.
1. Der perfekte erste Eindruck
Der erste Eindruck ist immer der Entscheidende, egal in welcher Situation man einer Person begegnet. Der Moment, in der ein Moderator auf die Teilnehmer einer Veranstaltung trifft ist daher sehr wichtig. Die ersten Sekunden sind ausschlaggebend dafür, ob man das Publikum für sich gewinnen kann. Als Moderator sollte man vor allem selbstbewusst auftreten und den Teilnehmern das Gefühl vermitteln, dass man sicher durch das Gespräch leitet. Hierbei ist die Ausstrahlung, aber auch die Mimik und die Körpersprache wichtig.
2. Miteinbeziehen der Teilnehmer
Viele Veranstaltungen dauern ein paar Stunden oder auch ein paar Tage. Egal ob es sich um einen 10-minütigen Vortrag oder ein 2-tägiges Seminar handelt, Teilnehmer können sich sehr schnell langweilen. Dem gilt es entgegenzuwirken. Moderieren bedeutet nicht, das Ruder komplett an sich zu reißen, sondern allen Beteiligten die Möglichkeit zu geben, sich effektiv einzubringen. Zum Beispiel, indem man die Teilnehmer in eine Diskussion miteinbezieht und auch verschiedene Meinungen und Vorschläge zulässt. So fühlen sich die Teilnehmer wertgeschätzt und sind auch eher zur Mitarbeit bereit. Hierbei sollte der Moderator immer neutral und objektiv auf Meinungen reagieren und jeden Kommentar, bzw. jede Frage ernst nehmen. Wenn es eine Diskussion gibt, kann es natürlich immer zu Konflikten kommen. Auch hier ist der Moderator gefragt, die Situation zu erkennen und neutral auf die verschiedenen Meinungen zu reagieren.
3. Flexibel bleiben
Jede Veranstaltung hat einen genauen Ablauf, der durch eine Agenda bestimmt wird. Am besten einen roten Faden, der sich durch den Tag zieht. Doch auch bei einer perfekt geplanten Veranstaltung kann etwas schief gehen. Der Zeitplan verschiebt sich zum Beispiel, da ein Vortag eventuell länger bzw. kürzer dauert oder es zu einem Thema besonders viele Fragen gibt. Es passiert auch immer wieder, dass die Technik ausfällt oder andere Probleme auftreten. Auf all diese Eventualitäten sollte der Moderator eingestellt sein um im Ernstfall professionell darauf reagieren können. Man sollte sich auf die Abweichungen einstellen und keine Angst davor haben, auch einmal die Richtung zu wechseln.
Fazit:
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass ein Moderator nicht nur für die grobe Einhaltung des Zeitplans und die Abarbeitung der einzelnen Tagespunkte sorgt. Es ist vor allem wichtig, dass jedem Teilnehmer die Möglichkeit und der Raum geboten wird, eigene Gedanken und Ideen einzubringen und somit Teil der Veranstaltung zu werden. Nur so erhält man gute und brauchbare Ergebnisse, die zur Erreichung des Veranstaltungsziels beitragen. Die fachlichen und die persönlichen Kompetenzen eines Moderators tragen somit maßgeblich zu dem Erfolg der Veranstaltung bei. Die hier aufgeführten Tipps und Tricks sollen es jedem möglich machen eine Veranstaltung souverän und gelassen durchzuführen. Eine gute Vorbereitung mit einer gründlichen Einarbeitung in das Thema ist für jedes Event erforderlich und die Basis für ein gelungenes Event. Im Nachgang ist ein Feedbackgespräch mit dem Austraggeber und die Auswertung eventueller Feedbackbögen der Teilnehmer für die weitere Entwicklung eines Moderators jedoch auch sehr wichtig. Es kann nochmal besprochen werden, was gut gelaufen ist, aber auch was für die nächste Veranstaltung verbessert werden kann.
