Projektorientierte
Dienstleister

ERP für Dienstleister – Einfach umzusetzende Prozesse, ist das möglich?

In einem zukunftsorientierten System sollte es möglich sein, die Steuerung der Aufgaben, Projekte sowie deren Ressourcenertrag und Ressourcenverbrauch im Blickfeld zu haben und die Abläufe ganz einfach über Workflows zu steuern. Mit unseren ERP-Systemen, die wir Ihnen anbieten, ist dies gegeben. Workflows können für alle Belange eingerichtet werden und die Standardfunktionalitäten genutzt oder auf individuellen Informationen aufgesetzt werden. Was das genau für projektorientierte Dienstleister bedeutet, erfahren Sie jetzt!

Die Planung ist der Ausgangspunkt für die künftige Steuerung, in der der Ressourcenaufwand bzw. der Ressourcenertrag auf Projektebene abgebildet wird. Dabei kann die Planung auf einem Einzel- oder Multiprojekt erfolgen. Des Weiteren besteht die Möglichkeit die aufgaben- bzw. projektbezogene Planung, um weitere Kriterien zu ergänzen, wie bspw. um einen Geschäftsbereich oder die Stundensätze, ergänzend zur Kostenstelle. Über die Stundensätze und der dazugehörigen Anzahl an Stunden können u.a. Kapazitätspläne abgebildet werden. Das Ergebnis der Planung können Wirtschafts- oder Geschäftspläne sein, die mit der Forecast-Planung auf die tatsächliche Situation während des Wirtschaftsjahres angepasst werden können. Dies geschieht unter Beachtung der im Wirtschaftsplan festgelegten Obergrenzen. Projektpläne stehen mit einer Detailplanung zur Verfügung, die dann in den Produkthaushalt überführt werden. Ein abstrakter Produktplan, der mit Detailplänen für die Produkte bzw. Projekte aufgebrochen wird, rundet die Planung ab.

Die Rechnungslegung erfolgt in der Finanzbuchhaltung, hier werden alle Buchungsvorgänge festgehalten und mit allen relevanten Dokumenten des Dokumentenarchivs ergänzt, sodass ein papierloses Arbeiten möglich ist. Das umfasst neben den Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Sachbuchungen und alle nicht zahlungsrelevanten Buchungsvorgänge, wie bspw. die Abschreibungen.

Eines der ergänzenden Module zur Finanzbuchhaltung ist das Einkaufsmodul, indem alle Bestellvorgänge Budgets zugeordnet werden können. Damit können auch Dienstleister bereits bei der Bestellung das Bestellvolumen gegen die Budgets des Geschäftsplans prüfen. Der Beschaffungsprozess erfolgt unter der Steuerung des Beschaffungsworkflows. Die Plausibilisierung geschieht sowohl im Rahmen des Wareneingangs, als auch beim Eingang der Eingangsrechnung gegen die Bestellung und dem damit verknüpften Wareneingangs. Somit werden mögliche Differenzen zur Bestellung werden frühzeitig transparent. Die Verbuchung der Eingangsrechnung erfolgt beim Bezug zu einer Bestellung bereits im Abgleich gegen das Bestellvolumen oder den Bestellbetrag und wird über den Workflow der Eingangsrechnung gesteuert. Sobald die Verknüpfung mit der Bestellung hergestellt wird, werden alle für die Finanzbuchhaltung relevanten Werte in die Verbuchung der Eingangsrechnung übernommen.

Die Ausgangsrechnungen werden im Bereich der Auftragsabwicklung erstellt. Sie können frei oder in Bezug auf hinterlegte Artikel und Lagerbestände erstellt werden. Der Workflow zur Freigabe der Ausgangsrechnung steuert den internen Ablauf. Freigegebene Rechnungen werden versandt und im Finanzwesen verbucht.

Die Fälligkeitsüberwachung erfolgt durch das Mahnwesen. Die Mahnung ist automatisiert und geschieht nach den beim Dienstleister festgelegten Regeln.

Das Anlagevermögen wird übersichtlich in der Anlagenbuchhaltung geführt. Die Anlagegüter sind, unabhängig davon, ob diese bestandsgeführt oder nur inventarisiert werden, im Überblick immer verfügbar. Durch die enge Verbindung der Anlagen- und Finanzbuchhaltung werden bereits erfasste Daten, die für die Anlagenbuchhaltung relevant sind, bereitgestellt. Genauso werden Leasinganlagen zur Bestandverwaltung mitgeführt.

Fehlen in den Stammdaten spezifische Informationen zum Anlagegut, die über die tatsächlichen Felder einer klassischen Anlagenbuchhaltung hinaus gehen, können diese einfach im Anlagenstamm ergänzt werden. So können Sie zum Beispiel Ihre Kraftfahrzeuge als einzelnes Anlagegut hinterlegen und individuell Zusatzfelder wie Wartungsrhytmen abbilden. Das Ergebnis der Finanzbuchhaltung wird in der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung dokumentiert.

Alle Daten, die für die Kosten- und Leistungsrechnung relevant sind, stehen hier zur Verfügung. Das ist unabhängig von der Quelle der Entstehung, ob es sich hierbei um die Stunden aus der Zeiterfassung handelt, um die Leistungskennzahlen, den Werteverzehr des Anlagevermögens oder um kalkulatorische Kosten ist unerheblich – alle Daten werden berücksichtigt.

Die Funktionalität der Umlage kann genauso genutzt werden, wie die Auswertung für das Controlling. Diese beiden Aspekte sind relevant für die Überprüfung des Ergebnisses, das ebenso für die Zukunftsbetrachtung verwendet werden kann. Der Nachweis für die Aufgabenerfüllung wird ergänzt mit den Daten über Menge, Qualität und weiteren Kennzahlen.

Dienstleister, die in Projekten denken und arbeiten, benötigen eine durchgängige Lösung zur Projektabwicklung. In ihr wird der gesamte Projektlebenszyklus, von der Initialisierung, über die Personalbesetzung bis zur Abrechnung und Nachkalkulation abgebildet. Das gilt in der Einzelbetrachtung von Projekten genauso wie für mehrere Projekte (Multiprojekt-Management). Neben der Projektstruktur steht immer ein budgetbezogener Überblick zur Verfügung, in dem die geplanten Kapazitäten und Kosten enthalten sind.

Um die Brücke zur Personalplanung zu schlagen, können im Teilprojekt bzw. Arbeitsauftrag die benötigten Skills definiert werden. Somit erhält der Projektmanager wichtige Informationen über die Verfügbarkeit von Mitarbeitern zu dem gewünschten Zeitpunkt und zur Abdeckung der benötigten Skills. Die Projektplanung kann mit unterschiedlichen Szenarien erfolgen und versioniert werden.

Der Projektmanager hat zudem immer einen kaufmännischen Blick auf das Projekt. Das gilt bereits bei der Initialisierung und geht weiter über den Projektfortschritt, bis zum Projektabschluss. Über die Zeiten bzw. Abwesenheiten erhält der Projektmanager immer einen aktuellen Informationsstand zum Projektfortschritt, den geleisteten Zeiten, dem Fertigstellungsgrad (ETC), den angefallenen Kosten sowie Erlöse und dem Budget. Die Erfassung der Kennzahlen (KPIs) rundet das Bild ab.

Unabhängig von den einzelnen Aufgabenbereichen werden alle Dokumente im Dokumentenarchiv abgelegt und stehen über alle Themenbereiche zur Verfügung.

Unsere ERP-Systeme sind in sich geschlossene und gleichzeitig über Schnittstellen offene Systeme, die ohne Entwicklungsaufwand mit einfachen Mitteln an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können. Alle individuellen Anpassungen sind releasefähig.

Warum sollten Sie gerade uns mit Ihrem Anliegen beauftragen?

Wir kennen die Herausforderungen für projektorientierte Dienstleister – Ihre Herausforderungen – bestens, denn wir sind einer von Ihnen, ein Projektorientierter Dienstleister. Seit über 14 Jahren sind wir als Anbieter von Dienstleistungen, Services, Projekt- und Software-Lösungen tätig. Dadurch kennen wir Ihre Anforderungen, können diese bewerten und in effiziente Lösungen „verwandeln“. Profitieren Sie zusätzlich von unserer nationalen und internationalen Ausrichtung, deutsch und englischsprachigen Beratern sowie einem eigenen Support-Service-Center, der in Deutschland betrieben wird. Sichern Sie sich Ihren Projekterfolg zusätzlich durch unsere Methodenkompetenz im Projektmanagement.