Non-Profit

ERP in NFP-Organisationen

Die digitale Innovation verändert kontinuierlich die Zusammenarbeit und wirkt sich auch auf Not-for-Profit Organisationen (NFPs) aus. Dank der zur Verfügung stehenden Technologien können Non-Profit-Organisationen eine wesentlich bessere Transparenz intern und extern erreichen und die bereichsübergreifende Arbeit beschleunigen bzw. effizienter gestalten.

Wir bieten eine auf ERP-Systeme basierende Speziallösung für Non-Profit-Organisationen, die seitens der Greenlight Consulting u.a. für die Verwaltung der Förderer und Freunde (Mitgliederverwaltung) erweitert wurde. Die Erstellung der Spendenbescheinigungen erfolgt automatisiert. Das schafft Zeit und Freiräume für Ihre Mitarbeiter, die sich auf die wichtigen Aufgaben des NFPs konzentrieren können. Somit steigt die Leistungsfähigkeit.

Diese Speziallösung unterstützt Sie und Ihre Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit, auch bei der Verwaltung der Förderer und Freunde und bei der Hinterlegung aller Informationen, die Sie bei dem Förderer und den Freunden hinterlegen wollen. Abgerundet werden die spezifischen Funktionen durch die Abbildung eines kompletten Fundraising-Prozesses. Wenn Sie Kostenfinanzierungspläne benötigen, dann können diese aus den vorhandenen Budgets abgeleitet werden.Die Planung ist der Ausgangspunkt für die künftige Steuerung, in der der Ressourcenaufwand bzw. der Ressourcenertrag abgebildet wird. Durch die Festlegung der Wirkungsziele und die Verknüpfung mit den Finanzmitteln werden neue Planungsmöglichkeiten geschaffen. Die Planungsvarianten für die Aufgaben- und Leistungsplanung dokumentieren die Ziele für die bevorstehenden Jahre und stellen gleichzeitig die Aufwände und Erträge der Haushaltsplanung zur Verfügung. Dabei können verschiedene Sichten und Bewertungen ohne einen Mehraufwand genutzt werden. Des Weiteren kann die aufgaben- bzw. projektbezogene Planung um weitere Kriterien ergänzt werden wie bspw. eine Finanzierungsart. Über die Finanzierungsart können die unterschiedlichen Geldgeber, z.B. für eine Maßnahme oder eine Ausstellung, abgebildet werden. Diese Finanzierungsarten sind übergreifend auswertbar und steuerbar. Das Ergebnis der Planung können Wirtschaftspläne sein, die mit der Forecast-Planung dann auf die tatsächliche Situation während des Wirtschaftsjahres angepasst werden können. Dies geschieht unter Beachtung der im Wirtschaftsplan festgelegten Obergrenzen. Projektpläne stehen mit einer Detailplanung zur Verfügung, die dann in den Produkthaushalt überführt werden. Ein abstrakter Produktplan, der mit Detailplänen für die Produkte bzw. Projekte aufgebrochen wird, rundet die Planung ab.

Die Rechnungslegung erfolgt in der Finanzbuchhaltung. Hier werden alle Buchungsvorgänge festgehalten und mit allen relevanten Dokumenten des Dokumentenarchivs ergänzt, sodass ein papierloses Arbeiten möglich ist. Das umfasst neben den Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Sachbuchungen und alle nicht zahlungsrelevanten Buchungsvorgänge, wie bspw. die Abschreibungen.

Eines der ergänzenden Module zur Finanzbuchhaltung ist das Einkaufsmodul, indem alle Bestellvorgänge im Rahmen des geplanten Budgets unter Steuerung des Beschaffungsworkflows durchgeführt werden. Die Plausibilisierung geschieht sowohl im Rahmen des Wareneingangs als auch beim Eingang der Eingangsrechnung gegen die Bestellung und dem damit verknüpften Wareneingang. Somit werden mögliche auftretende Differenzen zur Bestellung frühzeitig transparent. Die Verbuchung der Eingangsrechnung erfolgt bereits im Abgleich des Bestellvolumens in der Bestellung und wird über den Workflow der Eingangsrechnung gesteuert. Bereits bei der Bestellung kann die Beziehung zur Position des Kostenfinanzierungsplan hergestellt werden. Sobald die Verknüpfung mit der Bestellung hergestellt wird, werden alle für die Finanzbuchhaltung relevanten Werte in die Verbuchung der Eingangsrechnung übernommen.

Die Ausgangsrechnungen z.B. für Führungen, Druckschriften oder Kataloge werden im Bereich der Auftragsabwicklung erstellt. Sie können frei oder in Bezug auf hinterlegte Artikel und Lagerbestände erstellt werden. Der Workflow zur Freigabe der Ausgangsrechnung steuert den internen Ablauf. Freigegebene Rechnungen werden versandt und im Finanzwesen verbucht.

Die Fälligkeitsüberwachung erfolgt durch das Mahnwesen. Die Mahnung ist automatisiert und geschieht nach den in der in der jeweiligen Non-Profit-Organisation festgelegten Regeln.

Das Anlagevermögen wird übersichtlich in der Anlagenbuchhaltung geführt. Die Anlagegüter sind, unabhängig davon ob diese bestandsgeführt oder nur inventarisiert werden, im Überblick immer verfügbar. Durch die enge Verbindung der Anlagen- und Finanzbuchhaltung werden bereits erfasste Daten, die für die Anlagenbuchhaltung relevant sind, bereitgestellt. Genauso werden Leasinganlagen zur Bestandverwaltung mitgeführt.

Fehlen in den Stammdaten spezifische Informationen zum Anlagegut, die über die tatsächlichen Felder einer klassischen Anlagenbuchhaltung hinaus gehen, können diese einfach im Anlagenstamm ergänzt werden. So können Sie zum Beispiel Ihre Kraftfahrzeuge als einzelnes Anlagegut hinterlegen und individuelle Zusatzfelder wie Wartungsrhythmen abbilden. Genauso können sie bspw. mit Kunstwerken oder sonstigen vergleichbaren Gegenständen verfahren. Das Ergebnis der Finanzbuchhaltung wird in der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung dokumentiert.

Alle Daten, die für die Kosten- und Leistungsrechnung relevant sind, stehen hier zur Verfügung. Das ist unabhängig von der Quelle der Entstehung, ob es sich hierbei um die Stunden aus der Zeiterfassung handelt, um die Leistungskennzahlen, den Werteverzehr des Anlagevermögens oder um kalkulatorische Kosten ist unerheblich – alle Daten werden berücksichtigt.

Die Funktionalität der Umlage kann genauso genutzt werden wie die Auswertung für das Controlling. Diese beiden Aspekte sind relevant für die Überprüfung des Ergebnisses, das ebenso für die Zukunftsbetrachtung verwendet werden kann. Der Nachweis für die Aufgabenerfüllung wird ergänzt mit den Daten über Menge, Qualität und weiteren Kennzahlen.

Die Non-Profit-Organisationen, die in Projekten denken und arbeiten, benötigen eine durchgängige Lösung zur Projektabwicklung. In ihr wird der gesamte Projektlebenszyklus, von der Initialisierung, über die Personalbesetzung bis hin zur Abrechnung und Nachkalkulation abgebildet. Das gilt in der Einzelbetrachtung von Projekten genauso wie für mehrere Projekte (Multiprojekt-Management). Neben der Projektstruktur steht immer ein budgetbezogener Überblick zur Verfügung, in dem die geplanten Kapazitäten und Kosten enthalten sind.

Um die Brücke zur Personalplanung zu schlagen, können im Teilprojekt bzw. Arbeitsauftrag die benötigten Skills definiert werden. Somit erhält der Projektmanager wichtige Informationen über die Verfügbarkeit von Mitarbeitern zu dem gewünschten Zeitpunkt und zur Abdeckung der benötigten Skills. Die Projektplanung kann mit unterschiedlichen Szenarien erfolgen und versioniert werden.

Der Projektmanager hat zudem immer einen kaufmännischen Blick auf das Projekt. Das gilt bereits bei der Initialisierung und geht weiter über den Projektfortschritt, bis hin zum Projektabschluss. Über die Zeiten bzw. Abwesenheiten erhält der Projektmanager immer einen aktuellen Informationsstand zum Projektfortschritt, den geleisteten Zeiten, dem Fertigstellungsgrad (ETC), den angefallenen Kosten sowie Erlöse und dem Budget. Die Erfassung der Kennzahlen (KPIs) rundet das Bild ab.

Unabhängig von den einzelnen Aufgabenbereichen werden alle Dokumente im Dokumentenarchiv abgelegt und stehen über alle Themenbereiche zur Verfügung.

Warum sollten Sie als Non-Profit-Organisation gerade uns mit Ihrem Anliegen beauftragen?

Seit vielen Jahren setzen u.a. Museen, Stiftungen und Institute auf Greenlight Consulting und deren ERP-Partner als Lösungspartner. Denn eine Lösung besteht immer aus einer guten Software und dem Faktor Mensch. Unsere Mitarbeiter kennen die Herausforderungen Ihrer Branche, bilden sich permanent in Ihrem speziellen Marktsegment fort, übernehmen Verantwortung und arbeiten zu 100% kundenorientiert. Mit uns klappt die schnelle und reibungslose Umsetzung Ihres ERP- bzw. Digitalisierungsprojektes. Erreichen Sie mit unserer speziellen Non-Profit-Branchenlösung Ihre Ziele.