Effektive Personalkostenplanung in der öffentlichen Verwaltung mit Hilfe von Unit4 FP&A

2. Juni 2022

Die Personalkosten stellen die größte Kostenkomponente im öffentlichen Dienst dar. Dieser Umstand verdeutlicht, welche entscheidende Bedeutung eine Personalkostenplanung im öffentlichen Dienst für die Planung und Steuerung der öffentlichen Haushalte hat.

Für die Gestaltung einer effektiven Personalkostenplanung im öffentlichen Dienst ist es somit erforderlich, die Kosten, die aufgrund bestehender und zukünftiger Beschäftigungsverhältnisse anfallen können, genau kalkulieren zu können. Denn nur so kann ein vollständiges Verständnis über die anfallenden Personalkosten geschaffen werden.

Mit der maßgeschneiderten Softwarelösung FP&A von Unit4 können u.a. Personalkosten im öffentlichen Dienst auf Monats-, Quartals- und Jahresbasis effektiv geplant werden und darauf basierende Analysen erstellt werden.

 

Führen Sie Ihre Organisation mit intelligenten FP&A-Lösungen

Unit4 FP&A (Finanzplanung & Analyse) versetzt Organisationen in die Lage, die volle Kontrolle über ihre Geschäftsplanungsprozesse zu übernehmen und unterstützt sie mit fortschrittlichen Analyse- und Berichtsfunktionen. Mit Unit4 FP&A können somit komplexe Daten in klare Erkenntnisse umgewandelt werden. Dies hilft Organisationen dabei, bessere Entscheidungen zu treffen und Pläne sowie Ideen in die Tat umzusetzen. Mit Unit4 FP&A kann dadurch, über eine Finanzplanung hinaus, eine vollständige Organisationsplanung und –analyse durchgeführt werden.

 

Personalkostenplanung in der öffentlichen Verwaltung

Für die Planung der zukünftigen Personalkosten kann die Stellen- und Besoldungsplanung direkt in Unit4 FP&A erfolgen. Die Höhe der Personalkosten im öffentlichen Dienst orientiert sich dabei im Wesentlichen an den einschlägigen Besoldungs- und Gehaltstabellen für Angestellte und Beamte. Hinzu kommen Zuschläge für die Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitnehmer, die sich nach dem jeweiligen Bruttoentgelt richten. FP&A ermöglicht dabei sowohl eine Top-down-Planung, als auch eine Bottom-up-Planung für ausgewählte Betrachtungszeiträume. Durch eine MS-Office Integration können die Plandaten anschließend in die dafür vorgesehenen Bewilligungsformulare automatisiert transferiert werden.

Im nächsten Schritt können die Istwerte für anschließende Auswertungen erfasst werden. Die Daten können dafür aus diversen Berichten oder Systemen importiert werden, wie zum Beispiel aus dem operativen ERP-System von Unit4 über Systemschnittstellen.

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Auswertungsmöglichkeiten im Rahmen von Personalkostenplanungen

Abweichungsanalyse

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können nun die komplexen Plandaten in einem eingängigen Layout mit den tatsächlich angefallenen Ist-Daten verglichen werden. Im Rahmen einer Kostenkontrolle können so Differenzen zwischen Plankosten und Ist-Kosten für einen weiteren Handlungsbedarf identifiziert werden. Die Abweichungsanalyse gibt dabei sowohl die Gesamtabweichung, als auch die Teilabweichungen an. Darüber hinaus können Warnungen und Benachrichtigungen eingerichtet werden, sobald vordefinierte Grenzwerte über- bzw. unterschritten werden.

 

Sachkontenanalyse

Eine eingehende Analyse der Sachkonten, wie exemplarisch in dieser Abbildung dargestellt,

zeigt dem Betrachter zudem auf den ersten Blick, welche Sachkonten und somit Kostenkomponenten den größten Anteil an den Gesamtkosten innehalten.

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Standardprozesse, wie die Personalkostenplanung im öffentlichen Dienst, lassen sich mit der FP&A-Softwarelösung von Unit4 folglich stark vereinfachen und automatisieren. Durch die daraus entstandene Entlastung der Mitarbeiter bleibt nun mehr Zeit für detaillierte Analysen und strategische Planungen. Darüber hinaus gewinnen Entscheidungsträger durch die strukturierte Präsentation relevanter, entscheidungsorientierter Daten eine ganzheitliche Sicht auf ihren Verantwortungsbereich oder die gesamte Organisation. Die Benutzerfreundlichkeit und Schnelligkeit der Unit4 FP&A-Systemlösung unterstützt dabei auch die alltäglichen betrieblichen Anforderungen an eine rasche Entscheidungsfindung. Durch die entstandene Transparenz in Bezug auf die Personalkosten, können somit konkret gezieltere Entscheidungen zur Planung und Steuerung öffentlicher Haushalte getroffen werden.

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