Unsere Arbeitswelt steht in einem stetigen Umbruch. Arbeitszeiten verändern sich, Hierarchien werden abgebaut, aus dem Firmenwagen werden Job-Räder und aus der Work-Life Balance wird die Work-Life Integration. Vor allem die besonderen Umstände durch die Corona Pandemie stellten unsere Gewohnheiten im Alltag komplett auf den Kopf.
Doch eine Sache hat allen Widrigkeiten zum Trotz in vielen Unternehmen in Deutschland Stand gehalten…das klassische Büro.
Status Quo in deutschen Büros
Öffneten wir die Türen deutscher Unternehmen in den vergangenen Jahren, dann zeichnete sich oft ein einheitliches Bild ab. Jedem Mitarbeiter/-in war genau ein Arbeitsplatz zugewiesen und wenn man in die Adressbücher schaute, konnte man
diesen teilweise bis auf die Schreibtischnummer nachverfolgen. 10 m2 pro Mitarbeiter/-innen, welche durch Bilder und Pflanzen noch ihren eigenen Touch verliehen bekommen haben, dazu ein Paar Meeting- und Projekträume und fertig war „das Büro“. Einzelbüros waren eher den Führungskräften vorenthalten und schnell fand man sich in einem Großraumbüro mit 20 anderen Kollegen wieder.
Jedoch sind in einigen Unternehmen bis zu 30 % der Arbeitsplätze nicht belegt, da viele Mitarbeiter/-innen außer Haus bei Kunden sind oder sich im Urlaub befinden. Wenn man dies umrechnen würde, stünde jedem anwesenden Mitarbeiter/-innen 1,4 Schreibtische zur Verfügung und in Zeiten des wachsenden Homeoffice würde diese Zahl sicherlich noch steigen.
Die Zeiten ändern sich
Das Geschäfts- und Bürogebäude kein statisches Konstrukt sind und sich den Bedürfnissen der Mitarbeiter/-innen anpassen, ist seit längerem gut beobachtbar. Aktenschränke werden langsam aus den Räumen verbannt, große Etagendrucker stehen für alle zugänglich auf den Gängen oder in dafür vorgesehene Druckerräumen. Zunehmend etablierten sich beispielsweise auch Ruheräume, Sitzgelegenheiten und Eltern-Kind Büros.
Doch dies wird in Zukunft nicht mehr reichen. Die Corona Pandemie hat uns auf eine drastische Art und Weise vor Augen geführt, wie wir unser Arbeitsumfeld anpassen müssen und hat den Umbruch gänzlich beschleunigt. Dass die Ereignisse der letzten 2 Jahre jedoch eher als Katalysator des Bürowandels dienten und nicht als Auslöser, zeigen einige Unternehmen, welche schon vorher ihre Räumlichkeiten neu aufstellten und komplett umgestalteten.
Die Teambank AG hat mit ihrem easyCredit-Gebäude in der Beuthner Straße in Nürnberg das traditionelle Arbeitsumfeld hinter sich gelassen und ein aktivitätsbasiertes Arbeitsumfeld ohne festen Arbeitsplatz geschaffen. Auf 15.000 m2 Flächen finden sich Home- und Meet&Greet-Zones, welche in teils lebhaften Farben designed wurden, umso den Mitarbeiter/-innen ein völlig neues Arbeitsgefühl zu vermitteln. Das dies durchaus notwendig sein kann, zeigt eine Umfrage des Murmann Verlages aus dem Jahr 2018. So sind fast 30 % der Mitarbeiter/-innen mit ihrer Arbeitsumgebung nicht zufrieden und nur 25 % fühlen sich an ihrem Arbeitsplatz wohl.
Was heißt das eigentlich alles?
Neben den vielen bunten und kreativen Gestaltungskonzepten, begegnen wir immer wieder neuen Bezeichnungen und Begriffen, vorzugsweise Anglizismen, welche wir hier zum Verständnis kurz erläutern möchten.
Desksharing:
Wie es der Begriff schon erahnen lässt, teilen sich beim Desksharing Mitarbeiter/-innen die Arbeitsplätze. Ein PC ist nicht mehr zwingend User-gebunden und man kann sich mit seinen Log-In Daten individuell an jedem Rechner in seinem Unternehmen anmelden und der persönliche Desktop wird zentral geladen. Ebenso werden zunehmend Docking-Stations verbaut, an denen man einfach sein Notebook andoggen und sofort losarbeiten kann.
Clean Desk Policy (CDP):
In dieser Unternehmensrichtlinie wird festgelegt, wie ein/e Mitarbeiter/in seinen Arbeitsplatz zurückzulassen hat. In der Regel wird vereinbart, dass am Ende des Tages alle Arbeitsutensilien und persönliche Dinge vom Schreibtische entfernt werden. Eingeführt wurde die CDP von James Casey, damit sich die Mitarbeiter/-innen jederzeit um Ordnung bemühen, die Büros frei von Durcheinander bleiben und Außenstehende einen Eindruck von Professionalismus und Kompetenz erhalten. Aber auch darüber hinaus wird die CDP immer gefragter und in einigen Anforderungen von Zertifizierungen und Datenschutzrichtlinien definiert. Auch die Greenlight Consulting GmbH setzt diese bereits seit längeren um und hat es unteranderem damit ermöglich sich die TISAX Zertifizierung zu sichern.
Homezones:
Mitarbeiter/-innen haben feste Anlaufpunkte, sogenannte Homezones, wo sich die Kollegen/-inenn treffen. Hier stehen dann Lockerfächer und gemeinsame Büroschranken zur Verfügung, um die persönlichen Gegenstände verstauen und/ oder sein Arbeitsmaterial lagern zu können
Wie kann so ein Konzept umgesetzt werden?
Eine gute Vorgehensweise setzt die DZ BANK AG in Frankfurt gerade um.
Die Bank hat hier im Zuge der Renovierungsarbeiten im City-Haus 1 mehrere Musteretagen erschaffen und lässt hier Pilotprojekte laufen.
Das Ziel soll es sein, die alten traditionellen Bürostrukturen aufzubrechen und offener zu gestalten. Helle, moderne und offene Raumkonzepte mit mehr Besprechungsräumen und beispielsweise einer Lounge unterstützen den informellen Austausch und die Zusammenarbeit in Teams und Projekten. Gleichzeitig bieten spezielle Räumlichkeiten wie Denkerzellen oder Telefonräume für alle die Möglichkeit, sich für konzentriertes Arbeiten in Einzelzimmer zurückzuziehen. Die Schreibtischquote pro Mitarbeiter/-innen wird deutlich sinken. Je nach Auslastungsquote bis zu 0,7 Schreibtische pro Mitarbeiter/-in.
Erste Resonanzen fallen positiv aus, auch wenn an der einen oder andern Stelle nachjustiert werden muss wie zum Beispiel größere Lockerfächer. Fachbereiche können hier ebenso Wünsche wie zum Beispiel farbliche Gestaltung einbringen. So werden Mitarbeiter/-innen von Anfang an eingebunden und sind aktiv auch durch Umfragen und regelmäßige Updates an der Umsetzung beteiligt.
Welche Vorteile gibt es?
Einer der großen Vorteile dieser Konzepte ist die optimale Arbeitsplatzausnutzung durch Desksharing und des Clean-Desk-Prinzips. Die Kosten für Büroflächen können deutlich reduziert werden auf Grund einer niedrigeren Schreibtisch-Mitarbeiter/-innen-Quote und auch Umzüge werden zunehmend dezimiert werden können.
Zudem erhöht es die Flexibilität und Kreativität. Arbeitsplätze können nach Bedarf genutzt werden. Die Dynamik, die durch fehlende räumliche Abgrenzungen entstehen kann, kann sich optimalerweise auch in puncto Kreativität wiederspiegeln und diese fördern. Die Verbesserung und Vereinfachung der Kommunikation spielt hier eine zentrale Rolle. Zudem kann das Image und das Employer Branding verbessert werden, da alte traditionelle Strukturen abgelegt werden und so das Unternehmen im neuen modernen Glanz erscheinen lässt.
Welche Nachteile gibt es?
Die Neuorganisation der Büroflächen kann auch einige Schwierigkeiten mit sich bringen. Desksharing scheint auf den ersten Blick relativ schnell umgesetzt zu sein, wenn die geeigneten Voraussetzungen wie Großraumbüros und passende IT-Assets vorliegen. Möchte man jedoch wie die Teambank AG seine Organisation komplett umstrukturieren, ist dies oftmals mit größeren Investitionen verbunden. Daher sollte der Zeitpunkt der Umgestaltung passend gewählt werden. Die DZ BANK nutzte hier beispielsweise die Notwendigkeit der Renovierung des City-Hauses I auf Grund von Brandschutzbestimmungen und konnte so die Musteretagen grundlegend neu aufbauen.
Eine weitere Hürde, die es zu meistern gilt, ist die Akzeptanz der Mitarbeiter/-innen. Die Umfrage des Murmann Verlages zeigte auf, dass derzeit ca. 15 % der über 45-jährigen ein Einzelbüro haben und in dieser Altersgruppe wünschen sich auch knapp 45 % ein Büro allein nutzen zu können. Diese Gruppe gilt es vor allem von dem neuen Konzept zu überzeugen. Eine frühzeitige Einbindung der Belegschaft in die Gestaltung kann hier einige Vorurteile aufbrechen und die Akzeptanz steigern.
Produktivität, Kreativität und das Teambuilding sollen durch die Maßnahme verbessert werden. Jedoch kann dies auch von der Persönlichkeit einiger Mitarbeiter/-innen stark abhängig sein. Introvertierte und zurückhaltende Kollegen/-innen werden sich wahrscheinlich in solchen Umgebungen schlechter zurechtfinden und können Unbehagen und Demotivierung auslösen. Dies sollte individuell betrachtet werden und gegebenenfalls darauf geeignet reagiert werden.
Fazit
Das sich unserer Arbeitswelt drastisch gewandelt hat, kann wohl niemand abstreiten. Welches Konzept der Bürogestaltung zu welchen Unternehmen passt, bedarf einer individuellen und genauen Betrachtung. Wir sollten offener gegenüber Änderungen werden, aber gleichzeitig nicht unsere eigentliche Kernaufgabe aus den Augen verlieren. Die Mitarbeiter/-innen sind das Herzstück eines jeden Betriebes und sollten frühzeitig in den Wandel mit einbezogen werden.
Die Greenlight Consulting GmbH arbeitet schon seit längerem mit offenen Büro-Konzepten sowie Desksharing und hat damit bisher sehr gute Erfahrungen gemacht. Wir sehen uns für die Arbeitswelt 4.0 sehr gut gewappnet und können unsere Erfahrungen sowie Expertise gerne mit Ihnen teilen.
