Schneller verändernde Markt- und Kundenbedürfnisse drängen Unternehmen zu mehr Agilität. Doch wie sieht die Reise einer agilen Transformation eigentlich aus?
Ohne ein großes Geheimnis zu lüften, kann man behaupten, dass Digitalisierung und Globalisierung große Auswirkungen auf viele Unternehmen haben. Sie gehören auch zu den wesentlichen Treibern von Agilität in Unternehmen. Nicht nur die Softwareentwicklung, die man vielleicht als erstes mit Agilität verbindet, sondern auch viele andere Unternehmensbereiche und – branchen sind von diesen Trends betroffen. Die Welt, in der Unternehmen agieren, ist deutlich weniger plan- und steuerbar, wie noch vor einigen Jahren. Insbesondere die Wünsche der Kunden, die häufig zunächst unspezifisch sind und sich ständig ändern, tragen dazu bei. Mit diesen Unsicherheiten müssen Unternehmen umgehen können und das muss gelernt sein. Erst dann kann ein Unternehmen es schaffen seine Reaktionsfähigkeit zu behalten, sich im ausreichenden Maße zu wandeln und mit den Unsicherheiten des Marktes umzugehen. Der Weg der agilen Transformation kann dabei mit einer großen Reise mit seinen einzelnen Schritten von der Planung, über die Reise selbst, bis hin zur Ankunft im Zielland verglichen werden.1
1. Gedanken zur Reise und zum Zielland machen
Wie bei jeder Urlaubsreise auch, sollte man sich vor der konkreten Planung der agilen Transformation zunächst grundlegende Gedanken machen, wo man hinmöchte, wie man dort hinkommen möchte und wer auf die Reise mitgenommen werden soll. Eine Transformation zu mehr Agilität kann die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens erhöhen. Auf dem Weg dorthin muss aber auch mit Hindernissen gerechnet werden. Ähnlich bei einer Flugreise, wenn ein Flug kurzfristig verschoben wird, umgebucht werden muss oder ein Koffer nicht gleich am Urlaubsort ankommt. Wenn man sich diese grundlegenden Gedanken gemacht hat, kann man den ersten Schritt in Richtung Zielland der Agilität machen und mit der konkreten Planung starten.
2. Planung der Reise und Packen der Koffer
Im nächsten Schritt wird die Reise weiter konkretisiert. Hier sollte sich das Unternehmen detailliertere Gedanken machen, wo es im Zielland der Agilität als Organisation genau hinmöchte und dies in einer klar formulierten Vision festhalten. Basierend darauf können dann die passenden Strategien für das Unternehmen entwickelt werden. Ein wichtiger Punkt ist hierbei, dass die gegenwärtige Situation des Unternehmens mit den in der Organisation gelebten Werten und kulturellen Ausprägungen berücksichtigt werden. Unter Berücksichtigung der finanziellen und zeitlichen Rahmenbedingungen für die agile Transformation kann dann eine für das Unternehmen passende Transformationsstrategie entwickelt werden.
3. Check-In und Kofferabgabe
Sobald die Planung der Reise endgültig steht und man sich entschieden hat die Reise ins Land der Agilität zu unternehmen, müssen die Mitarbeiter über den Reiseplan informiert und mobilisiert werden. Sie müssen sozusagen in den Transformationsprozess eingecheckt werden. Wichtig ist hier vor allem die Kommunikation im Unternehmen. Man muss sich mit den derzeitigen Kommunikationsstrukturen auseinandersetzen und überprüfen, ob darüber die Dringlichkeit für die agile Transformation vermittelt, aber auch die Basis für die Partizipation der Mitarbeiter gelegt werden kann. Es muss sichergestellt werden, dass sowohl die Unternehmensführung, aber auch die Mitarbeiter mit den vorhandenen Strukturen und Prozessen auf die Reise der agilen Transformation mitgenommen werden können.
4. Boarding
Nachdem die Entscheidung zur agilen Transformation getroffen wurde, muss die Zeit bis zum Beginn des eigentlichen Transformationsprozesses sinnvoll genutzt werden. Eine Transformation bedeutet für jeden Einzelnen in der Organisation auch immer Veränderung und das Aufgeben bisher gelebter Verhaltensmuster. In der Boardingphase ist es daher wichtig, die positiven Konsequenzen der Transformation aufzuzeigen, sowie Offenheit und Vertrauen bei den Mitarbeitern aufzubauen. Es sollte in dieser Phase überlegt werden, wie die Mitarbeiter auf die Transformation vorbereitet werden können. Dabei sollte man sich auch klar werden, welche externen Berater und Trainer man dafür benötigt.
5. Sicherheitscheck
Die Belastbarkeit des Formats der agilen Transformation muss sichergestellt werden. Um dies zu erreichen, müssen die einzelnen Managementebenen in der Organisation bereit und auch befähigt sein, die aktuelle Organisationsstruktur schrittweise auf agile Arbeitsweisen umzustellen. Klarheit über die Verantwortlichkeiten und die Machtverteilung in der Organisation sind dafür entscheidend, wie auch eine ausreichende Befähigung der Mitarbeiter für die Transformation. Das Commitment zum Transformationsprozess wird von allen Ebenen benötigt, um auch gegenüber möglichen Turbulenzen auf der Reise gewappnet zu sein.
6. Abflug
Für einen guten Abflug in Richtung Agilität ist die Motivation aller Beteiligten von entscheidender Bedeutung. Damit die Mitarbeiter mit Begeisterung an der agilen Transformation mitwirken, müssen bestimmte Voraussetzung gegeben sein, die auch von der Führungsebene gewährleistet und vorgelebt werden. Das Management muss den Mitarbeitern das Gefühl geben, sie sicher durch den Transformationsprozess zu führen. Außerdem müssen die Ziele realistisch gesetzt sein, damit die Machbarkeit gewährleistet ist. Generell muss die Notwendigkeit der agilen Transformation und dem daraus resultierenden Mehrwert für das Unternehmen und für alle Beteiligten klar sein.
7. Flug
Wenn der Abflug erfolgreich war, geht es jetzt darum, die richtige Flughöhe und Geschwindigkeit zu finden, die die Organisation braucht, um das Zielland der Agilität zu erreichen. Um dies sicherzustellen sind passende Schulungsangebote für alle notwendig, wie auch das Aufzeigen von Erfolgen auf dem Weg zum Zielzustand. Dadurch kann die Motivation der Mitarbeiter über den gesamten Transformationsweg aufrechterhalten werden. Das Management benötigt darüber hinaus die Bereitschaft das Transformationsdesign bei Bedarf anzupassen und dabei Entwicklungen im Markt zu berücksichtigen.
8. Turbulenzen
Herausforderungen werden in jeder agilen Transformation aufkommen. Hier heißt es dann den Kurs auf das Ziel zu halten. Die Managementebenen im Unternehmen müssen für die Handhabung auftretender Turbulenzen ausreichend befähigt sein. Außerdem müssen Mechanismen für eine angemessene Steuerung etabliert sein. Wichtig ist vor allem auch der Fokus auf tatsächliche Agilität und das Vermeiden von Schein-Agilität.
9. Landung
Die agile Transformation einer Organisation sorgt immer für sehr viele Veränderungen. Das bedeutet, dass in der Zeit der Transformation sehr viel Bewegung in der Organisation war. Nun gilt es den Zustand der ständigen Veränderung zu beenden und neue Prozesse zu standardisieren. Man muss sich als Unternehmen klar darüber werden, welchen Grad der Agilität man als Organisation erreicht hat und was gegebenenfalls noch Ansatzpunkte für Weiterentwicklungen sein können. Diese Analyse darf nicht nur einmal zum Abschluss der agilen Transformation erfolgen, sondern muss zukünftig ein stetiger Prozess sein.
Abschließend lässt sich festhalten, dass die agile Transformation eine Reise ist, die gut geplant und nicht unterschätzt werden sollte. Es gibt wahrscheinlich viele Aspekte, an die man im ersten Moment bei der Planung des Transformationsprozesses nicht denkt, die aber zu einem schellen Scheitern des Vorhabens führen können. Viele Unternehmen, die sich bislang gegen die Einführung von agilen Strukturen gewährt haben oder sie als nicht notwendig erachtet haben, werden sich mit dem Thema zukünftig beschäftigen müssen. Das Aufsetzen der Transformationsstrategie muss dabei individuell für jedes Unternehmen erfolgen, um organisationsspezifischen Besonderheiten zu berücksichtigen und die erfolgreiche Transformation sicherzustellen. Alle am Veränderungsprozess beteiligen Personen müssen mitgenommen werden. Dies setzt auch die richtige Kommunikation und die Befähigung der Beteiligten voraus. Wenn Sie Experten suchen, die Sie bei der agilen Transformation Ihrer Organisation unterstützen, dann finden Sie diese bei der Greenlight Consulting GmbH. Wir unterstützen Sie gerne auf dieser Reise. Kontaktieren Sie uns dazu gerne unter office@greenlight-consulting.com.
